Trong những năm gần đây, thế giới liên tục trải qua nhiều biến động chưa từng có: từ đại dịch Covid-19, sự xuất hiện của các mô hình kinh doanh mới, công nghệ đột phá, cho đến sự thay đổi trong hành vi người tiêu dùng và thị trường lao động. Tất cả những yếu tố này đã tạo nên một kỷ nguyên đầy thách thức – kỷ nguyên VUCA: Biến động (Volatility), Bất định (Uncertainty), Phức tạp (Complexity) và Mơ hồ (Ambiguity).

Trong bối cảnh đó, chuyển đổi số không còn là một lựa chọn, mà đã trở thành xu thế tất yếu đối với mọi lĩnh vực và ngành nghề.

Những chiếc đĩa CD quen thuộc dần nhường chỗ cho danh sách phát trên YouTube hay Spotify. Giao dịch tại quầy được thay thế bằng Internet Banking và ví điện tử. Trường học đóng cửa, học sinh sinh viên chuyển sang học trực tuyến qua Zoom. Doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc từ xa, kéo theo nhu cầu sử dụng các nền tảng cộng tác và quản lý công việc hiệu quả.

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh và biến động như hiện nay, nếu không chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nguy cơ tụt hậu – thậm chí là bị loại khỏi cuộc chơi.

1. Chuyển đổi số là gì?

1.1. Khái niệm chuyển đổi số

Theo định nghĩa của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, chuyển đổi số là quá trình tích hợp và ứng dụng công nghệ số vào mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả quản lý, gia tăng năng lực cạnh tranh và tạo ra những giá trị mới.

Đúng như tên gọi, khái niệm “chuyển đổi số” gồm hai yếu tố:

• “Chuyển đổi” thể hiện sự thay đổi toàn diện trong cách doanh nghiệp vận hành – từ quy trình nội bộ, văn hoá tổ chức đến trải nghiệm khách hàng – nhằm thích ứng với những nhu cầu và bối cảnh mới của thị trường.

• “Số” hay “số hoá” là việc áp dụng công nghệ để chuyển đổi dữ liệu, quy trình và thông tin từ dạng truyền thống sang nền tảng số.

Mặc dù là chủ đề được nhắc đến nhiều trong thời gian gần đây, nhưng thực tế cho thấy không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ chuyển đổi số là gì. Theo khảo sát của HomeNest tại nhiều địa phương như Hà Giang, Hòa Bình, Quảng Nam, Ninh Thuận, Bình Phước,… có đến 30% doanh nghiệp dù rất quan tâm nhưng vẫn còn mơ hồ trong việc tiếp cận và triển khai chuyển đổi số.

1.2. Những hiểu lầm phổ biến nhất về chuyển đổi số

Hiểu lầm 1: Chuyển đổi số chỉ là chuyện của công nghệ

Nhiều người khi nhắc đến chuyển đổi số thường chú trọng vào yếu tố “số” – tức là công nghệ – mà quên mất phần quan trọng hơn là “chuyển đổi”. Trên thực tế, công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ, chứ không phải là chìa khóa duy nhất dẫn đến thành công. Việc chỉ áp dụng công nghệ mà không thay đổi tư duy, quy trình hay văn hoá làm việc sẽ khó tạo ra giá trị bền vững.

Chuyển đổi số là một chiến lược toàn diện, đòi hỏi doanh nghiệp thay đổi tư duy quản trị, xây dựng thói quen làm việc mới, xác định lại những giá trị cốt lõi cần theo đuổi, đồng thời tối ưu hoá quy trình từ thủ công sang nền tảng số một cách linh hoạt và hiệu quả.

Không cần phải bắt đầu bằng những công nghệ cao cấp hay hệ thống phức tạp. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang phụ thuộc nhiều vào giấy tờ và xử lý thủ công, thì một phần mềm “đủ dùng”, dễ tiếp cận và được triển khai đúng cách cũng có thể tạo ra bước đệm vững chắc – vừa giải quyết khó khăn hiện tại, vừa hình thành nền tảng cho văn hoá vận hành hiện đại.

Hiểu lầm 2: Chuyển đổi số là quá trình cực kỳ tốn kém

Năm 2022, IDC ước tính chi tiêu toàn cầu cho chuyển đổi số đạt khoảng 2 nghìn tỷ USD – một con số khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ lo lắng rằng: “Liệu đây có phải cuộc chơi chỉ dành cho những ai có ngân sách lớn?”

Tuy nhiên, thực tế lại cho thấy điều ngược lại. Theo một khảo sát mới đây, có tới 88% CIO (Giám đốc công nghệ thông tin) tại các tập đoàn lớn thừa nhận rằng họ đã thất bại hoặc phải trì hoãn quá trình chuyển đổi số. Điều này cho thấy: tiền không quyết định thành công.

Điều quan trọng là doanh nghiệp có hiểu mình đang cần gì, bắt đầu từ đâu và làm như thế nào để tận dụng công nghệ một cách phù hợp với nguồn lực hiện có.

Hiểu lầm 3: Chuyển đổi số là sân chơi riêng của các “ông lớn” công nghệ

Sự thành công của các tên tuổi như Netflix, Uber, Airbnb hay Spotify khiến nhiều người lầm tưởng rằng chuyển đổi số là đặc quyền của các startup công nghệ hay các “kỳ lân” trên thị trường toàn cầu.

Trên thực tế, các doanh nghiệp truyền thống – vốn là trụ cột chính của nền kinh tế – vẫn có nhiều cơ hội để chuyển đổi, dù có thể tốc độ thích ứng chậm hơn do rào cản về quy trình, văn hoá hoặc cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, với nền tảng khách hàng sẵn có, tiềm lực tài chính nhất định và sự chủ động thay đổi, các doanh nghiệp truyền thống hoàn toàn có thể tạo ra những bước chuyển mình mạnh mẽ.

Hơn nữa, công nghệ ngày nay ngày càng trở nên linh hoạt và dễ tiếp cận hơn. Sự phát triển của các nền tảng như điện toán đám mây, phần mềm mã nguồn mở hay các công cụ SaaS (Software-as-a-Service) đã giúp bất kỳ doanh nghiệp nào – dù lớn hay nhỏ – cũng có thể tham gia vào hành trình chuyển đổi số mà không cần đầu tư quá lớn.

2. Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang cần chuyển đổi số?

Dấu hiệu 1: Phương thức kinh doanh cũ không còn mang lại kết quả như trước

Tháng 9/2013, Nokia – từng là biểu tượng của ngành công nghệ toàn cầu – chính thức bị Microsoft mua lại với giá 7,17 tỷ USD. Trong buổi họp báo, CEO của Nokia khép lại bài phát biểu bằng một câu nói đầy tiếc nuối: “Chúng tôi không làm gì sai, nhưng bằng cách nào đó, chúng tôi đã thất bại.”

Sự thật là Nokia không sai trong cách họ vận hành, nhưng họ lại quá trung thành với công thức cũ – những điều từng giúp họ thành công. Trong khi thế giới thay đổi nhanh chóng, Nokia lại trì hoãn cải tổ, giữ nguyên mô hình quản trị cũ kỹ và chậm chạp tiếp cận làn sóng smartphone. Kết quả là, họ bị vượt mặt bởi những đối thủ thích nghi nhanh hơn như Apple, Samsung hay Google.

Yahoo cũng vấp phải thất bại tương tự khi bỏ lỡ cơ hội hợp tác với Google, Facebook và Microsoft. Những quyết định sai lầm và sự chần chừ trong thay đổi đã khiến hai “gã khổng lồ” một thời đánh mất vị thế dẫn đầu.

Bài học từ Nokia và Yahoo cho thấy: Doanh nghiệp không chỉ thất bại vì làm sai, mà còn vì cứ mãi làm đúng một cách cũ kỹ trong một thế giới đã đổi thay. Khi nhận thấy mô hình kinh doanh cũ không còn hiệu quả, đó chính là lúc bạn cần cân nhắc chuyển đổi số để thích nghi và phát triển.

Dấu hiệu 2: Lãnh đạo dần mất kiểm soát và phải hạ thấp kỳ vọng

Khi doanh nghiệp phát triển, quy mô mở rộng, việc kiểm soát từng khâu, từng nhân sự trở nên khó khăn hơn. Sai sót bắt đầu xuất hiện thường xuyên, tiến độ trì trệ, và những tiêu chuẩn vốn dĩ nghiêm ngặt dần bị điều chỉnh xuống thấp hơn để “dễ thở” hơn.

Dần dần, sự dễ dãi trở thành chuẩn mực mới. Thay vì 100%, kết quả 80% cũng được xem là chấp nhận được.

Đây là lúc doanh nghiệp cần đến các công cụ hiện đại và hệ thống số hóa để hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn. Chuyển đổi số không chỉ giúp tăng năng suất và giảm lỗi mà còn giữ cho tiêu chuẩn vận hành được duy trì một cách nhất quán và rõ ràng, ngay cả khi doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh.

Dấu hiệu 3: Lãnh đạo cần ra quyết định nhưng không biết dựa vào đâu

Là người đứng đầu, bạn được kỳ vọng đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời. Nhưng nếu các quyết định chỉ dựa vào cảm tính hoặc những dữ liệu rời rạc, không đầy đủ, sai lệch thì rủi ro là điều không thể tránh khỏi.

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang thu thập thông tin theo cách thủ công – từ sổ sách, email, tin nhắn cho đến file Excel. Những phương pháp này dễ gây lỗi và tốn nhiều thời gian rà soát, ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng quyết định.

Chuyển đổi số cho phép doanh nghiệp tổng hợp, phân tích và khai thác dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch. Dữ liệu số hóa chính là nền tảng vững chắc cho mọi quyết định chiến lược trong kỷ nguyên số.

Dấu hiệu 4: Nhân viên mất động lực vì công việc thủ công lặp lại

Nhân sự là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Nhưng nếu phần lớn thời gian làm việc mỗi ngày bị tiêu tốn vào những công việc thủ công, lặp đi lặp lại như nhập liệu, gửi báo cáo, kiểm tra thông tin,… thì không chỉ năng suất sụt giảm mà tinh thần làm việc cũng dần đi xuống.

Về lâu dài, điều này dẫn đến sự mệt mỏi, thiếu sáng tạo, và thậm chí là gia tăng tỷ lệ nghỉ việc.

Chuyển đổi số không chỉ là bài toán về công nghệ, mà còn là chiến lược về nhân sự. Việc tự động hóa các tác vụ đơn điệu sẽ giúp nhân viên tập trung vào công việc mang tính sáng tạo, giải quyết vấn đề và tạo ra giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số không chỉ là một lựa chọn, mà là một phản ứng tất yếu trước những dấu hiệu đang âm thầm cảnh báo doanh nghiệp mỗi ngày. Những doanh nghiệp nhận ra sớm và hành động kịp thời sẽ có cơ hội bứt phá, trong khi những ai tiếp tục “đi theo lối cũ” rất có thể sẽ lặp lại bài học cay đắng của Nokia hay Yahoo.

3. Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?

3.1. Mục tiêu ngắn hạn của chuyển đổi số

Chuyển đổi số là giải pháp cấp thiết để giúp doanh nghiệp xử lý triệt để 4 vấn đề “đau đầu” thường gặp:

• Thiếu sự tinh gọn và linh hoạt trong vận hành

• Lãng phí tài nguyên và nguồn lực do quy trình thủ công, chồng chéo

• Thiếu tính thống nhất trong công tác quản trị và điều hành

• Thiếu dữ liệu đáng tin cậy để đưa ra các quyết định mang tính đột phá

Khi chuyển đổi số được triển khai đúng cách, doanh nghiệp có thể kỳ vọng vào những kết quả rõ ràng:

• Tăng trưởng nhanh chóng và bền vững

• Tiết kiệm nguồn lực, tối ưu chi phí vận hành

• Chủ động trong thực thi, dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra

• Dữ liệu được tích lũy và khai thác hiệu quả, giúp quyết định trở nên chính xác hơn

3.2. Mục tiêu trung hạn của chuyển đổi số

Chuyển đổi số không chỉ giúp giải quyết các vấn đề ngắn hạn, mà còn là đòn bẩy để doanh nghiệp vượt qua thách thức của thời đại VUCA – nơi mà mọi thứ luôn biến động, không chắc chắn, phức tạp và mơ hồ.

• Trước sự biến động (Volatility) và sự không chắc chắn (Uncertainty), chuyển đổi số giúp doanh nghiệp xoay chuyển linh hoạt, triển khai nhanh chóng để trở thành Doanh nghiệp tốc độ (Agile Enterprise)

• Trước sự phức tạp (Complexity), doanh nghiệp có thể tái cấu trúc tổ chức theo hướng tinh gọn, hiệu quả và đa nhiệm, tiến tới mô hình Doanh nghiệp tinh gọn (Lean Enterprise)

• Trước sự mơ hồ (Ambiguity), chuyển đổi số cung cấp công cụ phân tích và quản trị dữ liệu mạnh mẽ, hướng doanh nghiệp trở thành Doanh nghiệp dữ liệu (Data-driven Enterprise)

Tóm lại, chuyển đổi số không chỉ giúp xử lý các vấn đề hiện tại, mà còn là chiến lược để doanh nghiệp định vị lại mình, làm chủ tốc độ, giảm thiểu lãng phí và đưa ra quyết định chính xác hơn trong một thế giới luôn thay đổi.

3.3. Mục đích dài hạn

Chuyển đổi số – Giải pháp giúp doanh nghiệp không bị tụt hậu

Về cốt lõi, chuyển đổi số được khởi nguồn từ nhu cầu nâng cao hiệu quả vận hành và kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện tại, nó không còn là lợi thế mà đã trở thành một yêu cầu tất yếu để tồn tại và phát triển. Bởi lẽ, nếu bạn không tiến lên, đồng nghĩa bạn đang bị bỏ lại phía sau.

Trong khi các đối thủ đang chủ động ứng dụng công nghệ để tăng tốc sản xuất, mở rộng thị trường, nâng cao trải nghiệm khách hàng và xây dựng môi trường làm việc hiện đại, thì doanh nghiệp của bạn không thể đứng yên. Cuộc đua đã bắt đầu và người đi chậm sẽ là người thua cuộc.

Thống kê chỉ ra rằng, trong 10 công ty hiện diện trên bảng xếp hạng Fortune 500 hôm nay, sẽ có 4 cái tên biến mất sau 10 năm tới — phần lớn bị thay thế bởi những doanh nghiệp trẻ, linh hoạt và biết tận dụng sức mạnh của chuyển đổi số để bứt phá.

Chuyển đổi số không còn là lựa chọn, mà là điều kiện sống còn của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

4. Lộ trình chuyển đổi số (3 giai đoạn)

Giai đoạn 1: Số hoá – Biến dữ liệu giấy thành dữ liệu số

Trước đây, doanh nghiệp chủ yếu lưu trữ thông tin trên các công cụ truyền thống như sổ sách, giấy tờ, máy in hay máy fax. Mỗi lần cần tìm kiếm, xử lý hay chia sẻ thông tin, bạn bắt buộc phải thao tác trực tiếp trên bản cứng – vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót.
Sự ra đời của máy tính đã mở ra bước chuyển mới: số hoá, tức là chuyển toàn bộ dữ liệu từ định dạng vật lý sang định dạng kỹ thuật số. Thay vì giấy tờ, giờ đây thông tin được lưu trữ dưới dạng tệp tin, giúp việc truy xuất và lưu giữ dễ dàng hơn.

Giai đoạn 2: Tối ưu – Làm việc hiệu quả hơn nhờ dữ liệu số

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng dữ liệu số để cải thiện hiệu suất làm việc. Tuy chưa thay đổi mô hình kinh doanh hay quy trình cốt lõi, nhưng việc sử dụng công nghệ giúp các hoạt động trở nên trơn tru, nhanh chóng và ít sai sót hơn.
Nói cách khác, bạn vẫn vận hành theo cách cũ – nhưng tốt hơn, nhanh hơn và chính xác hơn, nhờ khả năng tiếp cận và xử lý thông tin dễ dàng.

Giai đoạn 3: Chuyển đổi – Tái thiết toàn diện bằng công nghệ

Đây là cấp độ cao nhất, khi doanh nghiệp chủ động sử dụng công nghệ để tái cấu trúc toàn diện hoạt động nội bộ và phương thức tương tác với khách hàng. Không chỉ dừng lại ở cải thiện vận hành, chuyển đổi số ở giai đoạn này còn mở ra cơ hội thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra các hình thức doanh nghiệp hoàn toàn mới – linh hoạt, hiện đại và thích nghi tốt hơn với thị trường.

Tóm lại, doanh nghiệp muốn tiến tới chuyển đổi số thành công cần đi qua cả ba giai đoạn: Số hoá – Tối ưu – Chuyển đổi. Mỗi giai đoạn đều có vai trò riêng và là nền tảng cho bước tiến tiếp theo.

5. Công thức chuyển đổi số (6 trụ cột)

Để chinh phục mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng, cân bằng và tổng hoà đồng thời 6 trụ cột dưới đây. Nếu thiếu đi dù chỉ một yếu tố, định hướng chuyển đổi số chắc chắn bị lung lay.

Trụ cột 1: Trải nghiệm số cho khách hàng

Trong một khảo sát của Salesforce, hơn 50% người tham gia cho rằng công nghệ đã thay đổi đáng kể kỳ vọng của họ về cách doanh nghiệp tương tác với khách hàng. Theo nghiên cứu của The Economist Intelligence Unit, doanh thu có thể tăng nhanh hơn tới 59% nếu doanh nghiệp ưu tiên đầu tư vào trải nghiệm khách hàng, bởi có đến 86% khách hàng sẵn sàng chi trả nhiều hơn cho một trải nghiệm tốt.

“Trải nghiệm số” được hình thành khi doanh nghiệp ứng dụng công nghệ vào các điểm chạm trên hành trình khách hàng: tư vấn sản phẩm, trải nghiệm dùng thử, đặt hàng – thanh toán, chăm sóc sau bán,…

Trụ cột 2: Chiến lược số

Chiến lược giống như hạt giống đầu tiên của doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số. Để đi đúng hướng, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược số bài bản: bắt đầu từ tầm nhìn của lãnh đạo, đặt mục tiêu cụ thể, lên kế hoạch hành động rõ ràng cho từng giai đoạn và từng phòng ban.

Một bước đi hiệu quả là đánh giá nội bộ để nhận diện những điểm yếu, những vấn đề lớn nhất đang cản trở tăng trưởng và đâu là yếu tố sống còn. Với startup hoặc doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng nhất có thể đơn giản chỉ là có khách hàng và quy trình vận hành đủ tốt để tạo ra doanh thu. Khi quy mô lớn hơn, chiến lược cũng phải mở rộng cả về chiều sâu lẫn chiều rộng.

Ngay cả khi chưa thể vẽ rõ toàn bộ lộ trình chuyển đổi, hãy nhớ rằng bạn đang chuẩn bị cho tương lai. Khả năng thích ứng với thay đổi nên được tính đến trong chính bản kế hoạch chiến lược.

Trụ cột 3: Hạ tầng và công nghệ số

Hạ tầng số là nền móng cơ bản bao gồm băng thông internet, viễn thông, an ninh mạng,… Công nghệ số bao gồm AI, big data, điện toán đám mây, blockchain, IoT… Đây là những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả các trụ cột còn lại và bắt kịp xu hướng công nghệ mới.

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp đầu tư vào nhiều công nghệ nhưng không thể tích hợp, khiến dữ liệu bị phân mảnh, quy trình bị đứt gãy. Việc tích hợp công nghệ là yếu tố sống còn trong chuyển đổi số.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, lựa chọn nền tảng mở (open platform) là một giải pháp phù hợp. Các nền tảng này thường tích hợp đầy đủ ứng dụng phục vụ vận hành và dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển, mà không cần thay đổi cấu trúc cốt lõi.

Trụ cột 4: Vận hành số

Doanh nghiệp cần liên tục theo dõi, đánh giá và tối ưu các quy trình nội bộ để đạt được hiệu suất cao nhất. Vận hành số không đơn thuần là ứng dụng công nghệ mà là sử dụng công nghệ để tinh gọn quy trình, giảm lỗi, nâng cao năng suất và tối ưu hiệu quả đầu ra.

Nếu không số hoá bộ máy vận hành, các hoạt động thủ công dễ trở nên trì trệ và làm giảm hiệu quả của các trụ cột khác.

Vận hành doanh nghiệp xoay quanh ba nhóm quy trình: vận hành (tạo ra và cung cấp sản phẩm/dịch vụ), quản lý (giám sát tài chính và chiến lược), và hỗ trợ (hậu cần, bảo trì, chăm sóc khách hàng,…). Hiểu rõ từng nhóm sẽ giúp xác định đúng đối tượng tham gia vào quá trình số hóa và đặt ra tiêu chuẩn thành công cụ thể.

Trụ cột 5: Văn hóa số

Nếu chiến lược là hạt giống thì văn hoá doanh nghiệp chính là mảnh đất nuôi dưỡng. Một văn hoá mạnh mẽ sẽ hướng nhân viên đến hành động đúng đắn, phù hợp với mục tiêu và chiến lược tổng thể.

Theo nghiên cứu của Boston Consulting Group, 90% các công ty tập trung xây dựng văn hoá số đều đạt được thành công tài chính, trong khi chỉ 17% doanh nghiệp bỏ qua yếu tố này có thể làm được điều tương tự.

Chuyển đổi số không chỉ là công nghệ mà là một hành trình văn hoá – nơi tư duy, niềm tin và thái độ của con người thay đổi dưới tác động của công nghệ. Công nghệ không chỉ thay đổi cách làm việc mà còn trở thành một phần trong văn hoá doanh nghiệp.

Một văn hoá số lý tưởng cần hội tụ 5 yếu tố:

• Lấy khách hàng làm trung tâm

• Coi trọng ủy quyền hơn kiểm soát

• Khuyến khích đổi mới, thử nghiệm thay vì quá thận trọng

• Hành động nhanh chóng thay vì chỉ lập kế hoạch

• Đề cao tinh thần hợp tác thay vì làm việc đơn lẻ

Trụ cột 6: Dữ liệu số

Sự bùng nổ dữ liệu đặt ra thách thức lớn về cách lưu trữ, phân tích và sử dụng. Nhưng nếu khai thác hiệu quả, dữ liệu sẽ là tài sản quý giá, giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và ra quyết định chính xác hơn.

Theo Oracle, các doanh nghiệp có thể thu về hơn 10 đô la cho mỗi 1 đô la chi cho phân tích big data.

Quản trị theo hướng dữ liệu (data-driven) không phụ thuộc vào quy mô mà phụ thuộc vào khả năng sử dụng dữ liệu đang có. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể bắt đầu đơn giản từ các dữ liệu về doanh thu, chi phí, quy trình vận hành,…

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm để xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ, từ khâu thu thập dữ liệu, phân tích, đến trình bày dưới dạng báo cáo trực quan để hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

6. Những lý do phổ biến khiến chuyển đổi số thất bại

Thiếu phương pháp và nguyên lý rõ ràng

Việc triển khai chuyển đổi số mà không có lộ trình cụ thể, không xác định rõ mục tiêu hay thiếu danh mục nhiệm vụ và nguyên lý dẫn đường khiến doanh nghiệp rất dễ “lạc đường” giữa chừng.

Thiếu cam kết và sự nhất quán từ lãnh đạo

Chuyển đổi số không đơn thuần là áp dụng công nghệ mới mà là một cuộc cách mạng toàn diện. Nếu không có sự dẫn dắt và cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo, nỗ lực chuyển đổi gần như chắc chắn thất bại.

Chất lượng nguồn nhân lực chưa đáp ứng yêu cầu

Nếu đội ngũ nhân sự chưa sẵn sàng thích ứng, hoặc doanh nghiệp không có kế hoạch nâng cao năng lực nguồn lực một cách bài bản, cả ngắn hạn và dài hạn, thì quá trình chuyển đổi sẽ gặp trở ngại lớn.

Xem chuyển đổi số chỉ là chuyện của công nghệ

Thực chất, chuyển đổi số là sự kết hợp giữa công nghệ, con người, ngân sách và thời gian. Nếu chỉ tập trung vào yếu tố công nghệ mà bỏ qua các yếu tố còn lại, doanh nghiệp sẽ không thể đạt được kết quả như kỳ vọng.

Không đủ kiên nhẫn để chờ đợi kết quả

Chuyển đổi số không phải là phép màu có kết quả ngay lập tức. Nếu doanh nghiệp quá nóng vội, chỉ quan tâm đến lợi ích ngắn hạn, thì rất dễ bỏ cuộc khi chưa thấy hiệu quả tức thời.

“Việc chuyển đổi số cho doanh nghiệp sản xuất thực sự khó khăn bởi thói quen làm việc cũ rất khó thay đổi, nhân sự cũng có mức độ nhạy bén công nghệ không đồng đều.
Tôi đã bắt đầu bằng việc tạo một nhóm tiên phong, áp dụng phần mềm HomeNest trong một số quy trình đơn giản. Sau đó, chúng tôi từng bước mở rộng ra các cấp quản lý, tổ trưởng sản xuất và hướng tới việc phổ cập phần mềm đến cả công nhân bằng cách đầu tư máy tính bảng và tivi cho xưởng.”
— Anh Trần Nguyên Hải, Founder In Phú Sỹ

7. 5 yếu tố then chốt để chuyển đổi số thành công

1. Tư duy: đổi mới từ bên trong

“Chuyển đổi tư duy trước, công nghệ theo sau” – đó là nguyên tắc đầu tiên. Những lối mòn trong tư duy truyền thống là rào cản vô hình nhưng rất mạnh trong quá trình số hoá.

Gartner gợi ý một lộ trình gồm 4 bước:

• Vạch ra tầm nhìn: Bắt đầu từ lãnh đạo, với định hướng rõ ràng và có sức lan tỏa.

• Thiết lập chỉ số: Xây dựng hệ thống đo lường để theo dõi sự chuyển biến.

• Chọn phương tiện đo: Số hoá bộ máy để có dữ liệu chuẩn xác.

• Kiên nhẫn theo dõi: Mọi thay đổi đều cần thời gian, không thể gấp gáp.

Tư duy MVP (Minimum Viable Product – sản phẩm khả thi tối thiểu) cũng rất hữu ích: hãy khởi đầu với một “phiên bản số” đơn giản nhất có thể, đo lường hiệu quả, cải tiến và tiếp tục hoàn thiện qua từng chu kỳ.

2. Con người: nhân tố quyết định

Chuyển đổi số không thể thành công nếu thiếu sự đồng thuận từ đội ngũ nhân sự. Việc xây dựng một nhóm tiên phong, thúc đẩy văn hóa chuyển đổi số và tổ chức đào tạo bài bản là nền tảng không thể thiếu.

Lãnh đạo không chỉ là người dẫn dắt mà còn cần tạo niềm tin, truyền động lực và khuyến khích tinh thần đổi mới trong toàn doanh nghiệp.

3. Ngân sách: nhìn nhận như một khoản đầu tư

Chuyển đổi số không phải là chi phí, mà là một khoản đầu tư chiến lược. Ngoài phần mềm, phần cứng, triển khai và đào tạo, doanh nghiệp còn phải tính đến chi phí duy trì và mở rộng hệ thống.

Tuy nhiên, lợi ích dài hạn mà chuyển đổi số mang lại rất lớn: giảm nhân sự thừa, tiết kiệm giấy tờ, cắt giảm thời gian họp hành, tránh sai sót… và đặc biệt là thúc đẩy tăng trưởng, tăng sức cạnh tranh.

“Chi phí đầu tư vào công nghệ là hoàn toàn xứng đáng nếu nhìn vào các vấn đề mà chúng tôi sẽ phải đối mặt nếu tiếp tục duy trì cách làm cũ.”
— Chị Nhung Trần, Quản lý của Tomorrow Marketers

4. Thời gian: chấp nhận hành trình dài hạn

Không có con số cố định cho thời gian cần thiết để chuyển đổi số thành công, nhưng phần lớn doanh nghiệp cần ít nhất 3–5 năm. McKinsey, IBM, và nhiều tổ chức lớn từng dự kiến chuyển đổi trong khoảng 4–5 năm.

Ở chiều ngược lại, những tình huống đặc biệt như đại dịch COVID-19 có thể rút ngắn quá trình xuống chỉ còn vài tháng, nhờ sự thúc ép của bối cảnh.

Tóm lại, doanh nghiệp cần vừa kiên trì đầu tư dài hạn, vừa sẵn sàng tận dụng cơ hội tăng tốc nếu có điều kiện thuận lợi.

5. Giải pháp công nghệ: phải “vừa vặn” với doanh nghiệp

Công nghệ không cần phải đắt đỏ hay phức tạp – quan trọng nhất là phù hợp. Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp dựa trên các tiêu chí sau:

• Nhà cung cấp uy tín, hỗ trợ tốt

• Dễ triển khai và sử dụng

• Có khả năng tự động cập nhật tính năng

• Dễ tích hợp với hệ thống dữ liệu hiện tại

• Hỗ trợ làm việc từ xa

8. Các bước triển khai công nghệ trong chuyển đổi số

Từ lý thuyết tới thực tiễn chuyển đổi số luôn có khoảng cách, nhất là khi bộ máy vận hành chưa hoàn thiện 100%. Đó là lý do doanh nghiệp nên đồng hành cùng một đơn vị tư vấn và cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện – ngay từ giai đoạn đầu tiên là SỐ HÓA.

Đơn vị này sẽ trực tiếp tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt quá trình triển khai phần mềm: Giai đoạn tiền triển khai > Giai đoạn triển khai > Giai đoạn đo lường hiệu quả.

8.1. Giai đoạn tiền triển khai

Giai đoạn tiền triển khai bắt đầu khi doanh nghiệp chính thức hợp tác với đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số. Đây là giai đoạn then chốt giúp tạo nền móng vững chắc cho quá trình triển khai sau này. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Xác định bài toán cần chuyển đổi số

Dựa trên bản đồ chiến lược chuyển đổi số, doanh nghiệp cần chọn đúng “bài toán” để áp dụng công nghệ. Việc lựa chọn nên dựa trên 4 khía cạnh trọng yếu: Tài chính, Khách hàng, Quy trình & Công việc, và Con người.

Ví dụ: Một doanh nghiệp bán lẻ đã sử dụng phần mềm để quản lý bán hàng, kế toán, kho và dữ liệu khách hàng, nhưng lại thiếu công cụ số hoá vận hành nội bộ và quản trị nhân sự. Như vậy, bài toán cần giải tiếp theo là số hoá hoạt động quản trị doanh nghiệp từ bên trong.

2. Chuẩn bị dữ liệu phục vụ số hoá

Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các dữ liệu nền tảng để thiết lập phần mềm, bao gồm:

• Cơ cấu tổ chức, sơ đồ phòng ban

• Danh sách nhân sự

• Lưu đồ các quy trình đang vận hành

• Chính sách lương thưởng, KPI và các quy định nội bộ liên quan

3. Thiết lập hệ thống cùng đơn vị cung cấp giải pháp

Hai bên phối hợp để cấu hình hệ thống phần mềm phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Một số hạng mục thiết lập cơ bản gồm:

• Quản lý tài khoản người dùng

• Thông tin nhân sự

• Cơ chế phân công và theo dõi công việc

• Cấu trúc và vận hành quy trình nội bộ

4. Xây dựng đội ngũ tiên phong sử dụng phần mềm

Lựa chọn một nhóm nòng cốt gồm lãnh đạo và nhân sự chủ chốt ở các phòng ban để thử nghiệm phần mềm trước. Giai đoạn này cho phép doanh nghiệp:

• Kiểm nghiệm hiệu quả và tính phù hợp của phần mềm

• Ghi nhận phản hồi để điều chỉnh sớm

• Hình thành bộ quy chuẩn hướng dẫn khi triển khai rộng rãi

5. Triển khai truyền thông nội bộ

Một chiến dịch truyền thông nội bộ bài bản sẽ giúp toàn thể nhân sự:

• Nắm bắt rõ thông tin về chuyển đổi số

• Thấu hiểu lợi ích lâu dài của quá trình này

• Chủ động tham gia và hợp tác trong từng giai đoạn triển khai

Lưu ý: Truyền thông nội bộ cần được duy trì liên tục xuyên suốt toàn bộ hành trình chuyển đổi số, không chỉ là hoạt động nhất thời trong giai đoạn đầu.

8.2. Giai đoạn bắt đầu triển khai

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra hiệu quả và đồng bộ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước triển khai phần mềm sau:

1. Đào tạo và hướng dẫn sử dụng phần mềm cho nhân sự

Tổ chức các buổi đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến nhằm giúp nhân sự hiểu rõ cách sử dụng phần mềm trong công việc hằng ngày.
Lưu ý: Nên chuẩn hoá và đóng gói tài liệu đào tạo (video, tài liệu hướng dẫn, quy trình thao tác…) để phục vụ cho hoạt động onboarding nhân sự mới trong tương lai.

2. Ban hành chính sách sử dụng phần mềm

Xây dựng và công bố chính sách nội bộ liên quan đến việc sử dụng phần mềm, bao gồm:

• Phạm vi và đối tượng áp dụng

• Mục tiêu và vai trò của phần mềm trong hoạt động vận hành

• Phân quyền theo từng vị trí, bộ phận

• Cơ chế ghi nhận, khen thưởng khi sử dụng hiệu quả

• Hình thức xử lý khi vi phạm quy định

3. Theo dõi, hỗ trợ và xử lý các vấn đề phát sinh

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi để phát hiện và xử lý kịp thời các lỗi kỹ thuật hoặc vướng mắc trong thao tác.
Gợi ý: Việc lựa chọn ít nhà cung cấp phần mềm, ưu tiên giải pháp đồng bộ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu khâu trung gian và dễ dàng làm việc trực tiếp, từ đó đẩy nhanh quá trình xử lý sự cố.

8.3. Giai đoạn đo lường hiệu quả

Một nguyên tắc cốt lõi trong quản trị là: “Không thể quản lý nếu không thể đo lường.” Điều này đặc biệt đúng với chuyển đổi số. Trên thực tế, nhiều CEO vẫn còn mơ hồ về những kết quả cụ thể mà chuyển đổi số mang lại — và đó là lý do khiến 87% dự án chuyển đổi số thất bại.

Để kiểm soát hiệu quả và định hướng đúng chiến lược, doanh nghiệp cần đo lường tác động của chuyển đổi số thông qua 4 nhóm tiêu chí chính: Vận hành, Khách hàng, Nhân viên và Giá trị mới (bao gồm các sản phẩm, dịch vụ, kênh tiếp cận hoặc công cụ đã được số hoá).

9. Về bộ giải pháp chuyển đổi số của HomeNest

HomeNest là đơn vị tiên phong tại Việt Nam cung cấp nền tảng SaaS hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp một cách toàn diện — từ quản lý nhân sự, quy trình, công việc đến tài chính. Mỗi ứng dụng trong hệ sinh thái HomeNest được thiết kế chuyên sâu cho từng chức năng cụ thể, đồng thời tích hợp linh hoạt trên một nền tảng thống nhất, tạo nên giải pháp chuyển đổi số đồng bộ, mạnh mẽ và hiệu quả cho doanh nghiệp.

HomeNest mang đến giải pháp tổng thể, thiết thực và dễ ứng dụng

Thay vì những phần mềm rời rạc, HomeNest cung cấp một giải pháp chuyển đổi số có tính hệ thống cao, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai, vận hành và mở rộng theo từng giai đoạn phát triển.

Điều gì tạo nên sự khác biệt của HomeNest?

• Am hiểu nguyên lý chuyển đổi số:
  HomeNest không chỉ cung cấp công cụ mà còn giúp doanh nghiệp hiểu rõ nguyên tắc cốt lõi của chuyển đổi số — từ đó có thể áp dụng hiệu quả với bất kỳ công nghệ nào, dù đến từ HomeNest hay đơn vị khác.

• Xác định rõ nhân tố chuyển đổi:
  Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp xác định các nhóm nhân tố then chốt (ban lãnh đạo, nhân sự chủ chốt, nhóm vận hành…) và vai trò của từng nhóm trong quá trình chuyển đổi — nhằm tối ưu nguồn lực, chủ động quản lý rủi ro và tăng khả năng thành công.

• Đồng hành trong suốt hành trình chuyển đổi:
  HomeNest không đơn thuần là một nhà cung cấp phần mềm. Chúng tôi đóng vai trò đối tác chiến lược, đồng hành cùng doanh nghiệp từ khảo sát, đánh giá đến triển khai, đào tạo và truyền thông nội bộ — đảm bảo giải pháp được thực thi hiệu quả và mang lại giá trị thực tiễn.

HomeNest không chỉ là đơn vị thiết kế website – Mobile App – Phần mềm mà chúng tôi còn là nơi tư vấn cho khách hàng những giải pháp Marketing online hiệu quả. Để doanh nghiệp bạn phát triển hơn và theo kịp với thời đại công nghệ, hãy liên hệ tới văn phòng HomeNest Tech của chúng tôi để lên kế hoạch sở hữu Website ngay bây giờ!

Hãy để HomeNest Tech giúp bạn xây dựng một website không chỉ đẹp mắt mà còn hiệu quả, hỗ trợ phát triển thương hiệu và gia tăng doanh số bán hàng.

Liên hệ ngay:

Hotline: 0898 994 298

Địa chỉ: The Sun Avenue 28 Mai Chí Thọ, An Phú, Thủ Đức, Tp Hồ Chí Minh.