Trong kỷ nguyên số, nơi công nghệ phát triển nhanh chóng và cạnh tranh thị trường ngày càng gay gắt, các phần mềm quản lý công việc đang trở thành công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tốc độ xử lý và nâng cao năng suất làm việc. Những phần mềm này không chỉ hỗ trợ đội ngũ nhân sự vận hành hiệu quả hơn, mà còn là “cánh tay phải” đắc lực của các nhà quản trị hiện đại trong việc giám sát, phân bổ và đánh giá công việc.

Hiện nay, thị trường có rất nhiều phần mềm nổi bật, mỗi công cụ đều sở hữu những ưu điểm riêng. Tuy nhiên, để lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất với đặc thù vận hành và quy mô của doanh nghiệp, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên nhiều tiêu chí.

Trong bài viết này, HomeNest sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh về các phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay – từ đó dễ dàng chọn lựa được giải pháp hiệu quả nhất.

Trước khi đi vào so sánh chi tiết từng phần mềm, hãy cùng tìm hiểu vì sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý công việc, và những tiêu chí nào là quan trọng nhất khi lựa chọn công cụ phù hợp.

1. Phần mềm quản lý công việc mang lại lợi ích gì cho bạn?

Một trong những bài toán lớn của các nhà quản trị là làm sao để kiểm soát toàn bộ công việc, dự án đang triển khai, đồng thời tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu suất làm việc chung của doanh nghiệp. Để giải bài toán này, phần mềm quản lý công việc ra đời nhằm đáp ứng hai nhu cầu chính:

• Minh bạch hóa quá trình giao – nhận việc giữa quản lý và nhân viên, từ đó làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân.

• Hỗ trợ lập kế hoạch và phối hợp làm việc hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm, tất cả trên một nền tảng tập trung duy nhất.

Tóm lại, phần mềm quản lý công việc mang lại lợi ích thiết thực từ cả hai góc nhìn: người thực hiện công việc và người giám sát, điều phối.

Đối với nhân viên:

• Dễ dàng theo dõi tất cả công việc cần làm, tránh bỏ sót.

• Xác định rõ việc nào cần ưu tiên, từ đó lên kế hoạch thực hiện hợp lý.

• Chủ động quản lý thời gian và tiến độ hoàn thành công việc.

• Cộng tác hiệu quả với đồng nghiệp, nâng cao chất lượng đầu ra.

Đối với nhà quản lý:

• Có cái nhìn tổng thể về tiến độ công việc, dự án của toàn bộ phòng ban.

• Dễ dàng phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

• Phân bổ nguồn lực (nhân sự và thời gian) một cách hợp lý và tối ưu.

• Đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn với chất lượng tốt nhất.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, cộng tác hiệu quả và định hướng rõ ràng cho cả đội ngũ.

2. Vậy 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc là gì?

Đừng chỉ nhìn vào độ phổ biến – Chọn phần mềm quản lý công việc cần nhiều hơn thế

Biểu đồ độ phổ biến có thể cho bạn cái nhìn nhanh về thị trường, nhưng nó không nên là tiêu chí duy nhất khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc. Thực tế, có nhiều yếu tố khác quan trọng hơn mà bạn cần cân nhắc – trong đó yếu tố cốt lõi là tính năng phần mềm (chiếm 40%), tiếp theo là mức độ dễ sử dụng (24%), chi phí triển khai và khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp (mỗi yếu tố chiếm 9%),…

Dưới đây là những tính năng cơ bản nhưng bắt buộc phải có trong một phần mềm quản lý công việc, và bạn hoàn toàn có thể dựa vào chúng để đánh giá đâu là giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp:

1. Tính năng cộng tác

Giao tiếp là yếu tố cốt lõi trong bất kỳ hoạt động nhóm hay dự án nào. Một phần mềm hiệu quả cần cho phép:

• Tạo việc, giao việc rõ ràng

• Theo dõi tiến độ trực quan

• Giao tiếp tức thời qua chat hoặc bình luận ngay trong từng đầu việc

• Tích hợp với các công cụ quen thuộc như lịch làm việc, email,…

2. Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái

Phần mềm nên cho phép bạn dễ dàng lập kế hoạch công việc theo từng workflow, mục tiêu hay dự án cụ thể. Đồng thời, bạn cần theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Những giao diện trực quan như Gantt chart hoặc bảng Kanban là lựa chọn phổ biến vì dễ theo dõi và thao tác.

3. Hệ thống báo cáo

Phần mềm nên có khả năng xuất báo cáo chi tiết về:

• Khối lượng công việc theo từng cá nhân hoặc bộ phận

• Tiến độ dự án

• Hiệu suất làm việc
  Từ đó, nhà quản lý có thể ra quyết định nhanh và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.

4. Phân quyền sử dụng

Một phần mềm tốt phải cho phép thiết lập nhiều vai trò khác nhau trong hệ thống – ví dụ: người quản lý, người phụ trách, người xem,… Việc phân quyền này giúp đảm bảo tính kỷ luật, bảo mật và tính rõ ràng trong trách nhiệm công việc.

Đặc biệt: Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều phòng ban với các nghiệp vụ chuyên biệt, hãy ưu tiên lựa chọn phần mềm có đầy đủ tính năng ngay từ đầu. Điều này giúp bạn hạn chế việc phải sử dụng thêm các công cụ bổ trợ khác, hoặc tốn thời gian và chi phí để mở rộng tính năng sau này.

Về mức độ dễ sử dụng – Đừng đánh giá thấp yếu tố trải nghiệm người dùng

Dù tính năng là yếu tố quan trọng nhất, nhưng mức độ dễ sử dụng cũng chiếm đến 24% trọng số quyết định. Một phần mềm có giao diện phức tạp, nhiều thuật ngữ chuyên ngành, hoặc chỉ hỗ trợ tiếng Anh sẽ gây khó khăn cho đội ngũ nhân viên, đặc biệt là những người ít tiếp xúc với công nghệ.

Lời khuyên: Hãy ưu tiên các phần mềm do người Việt phát triển, đã được chứng minh hiệu quả thực tế tại nhiều loại hình doanh nghiệp trong nước – điều này đảm bảo sự phù hợp về ngôn ngữ, quy trình và hỗ trợ kỹ thuật.

Về chi phí – Phần mềm “miễn phí” chưa chắc là không tốn kém

Khi đánh giá chi phí sử dụng phần mềm, đừng chỉ nhìn vào con số hiển thị trên bảng giá. Một phần mềm “miễn phí” thực chất có thể ẩn chứa nhiều loại chi phí khác, bao gồm:

• Chi phí linh hoạt (nâng cấp tính năng, mua thêm dung lượng)

• Chi phí phát triển nội bộ (tự viết thêm tính năng chưa có)

• Chi phí “mạo danh” (thiếu bảo mật, rò rỉ dữ liệu)

• Chi phí đào tạo & hỗ trợ kỹ thuật

• Chi phí rủi ro khi phần mềm không còn phù hợp quy mô doanh nghiệp

Ngược lại, một phần mềm có chi phí cao nhưng tính ổn định, bảo mật và hiệu quả cao có thể là một khoản đầu tư sinh lời. Khi phần mềm giúp bạn:

• Tiết kiệm chi phí vận hành

• Rút ngắn thời gian xử lý

• Tăng hiệu quả làm việc

• Tăng khả năng giữ chân nhân sự

…thì chỉ số ROI (Return On Investment – tỉ suất hoàn vốn) của khoản đầu tư này là hoàn toàn xứng đáng.

Chọn phần mềm quản lý công việc không đơn thuần là chọn một công cụ. Đó là một quyết định chiến lược ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành toàn doanh nghiệp. Dựa trên các tiêu chí kể trên, ngay dưới đây, HomeNest sẽ phân tích ưu – nhược điểm của 15 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay để bạn có thể đưa ra lựa chọn thông minh và phù hợp.

3. Top 5 phần mềm quản lý công việc nhóm tốt nhất hiện nay

3.1. Phần mềm quản lý công việc Base Wework

Như đã đề cập, bên cạnh khả năng quản lý dự án, Base Wework còn là một công cụ mạnh mẽ trong việc quản lý công việc nhóm, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Để tối ưu hiệu quả cho chức năng này, Base Wework đã tích hợp thêm nhiều tính năng chuyên biệt như “Nhân viên của tôi”, đồng thời kết nối linh hoạt với các ứng dụng trong hệ sinh thái Văn phòng điện tử (E-office).

Ưu điểm của Base Wework:

• Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc:
  Trong mỗi phòng ban, công việc được tổ chức theo cấu trúc phân cấp gồm: nhóm công việc (tasklist) → công việc (task) → công việc con (subtask) → checklist. Bạn có thể linh hoạt phân chia nhóm công việc theo nghiệp vụ (như hạch toán, báo cáo, thống kê…) hoặc theo từng cá nhân phụ trách.
  Giao diện dạng Kanban giúp dễ dàng theo dõi tiến độ, phân biệt rõ ràng giữa công việc đã hoàn thành và công việc đang chờ xử lý. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tạo công việc lặp lại, rất hữu ích với các đầu việc định kỳ như chốt doanh thu hàng ngày hay lập bảng chấm công hàng tháng.

• Tính năng cộng tác:
  Base Wework hỗ trợ cộng tác hiệu quả ngay trong nội bộ phòng ban, tương tự như khi triển khai một dự án. Tính năng chat nhóm qua Base Message giúp trao đổi công việc nhanh chóng, không bị phân tán.

• Báo cáo hiệu suất:
  Bên cạnh các loại báo cáo tiêu chuẩn về tiến độ công việc, phần mềm cung cấp thêm giao diện “Nhân viên của tôi” – cho phép quản lý cấp trung theo dõi hiệu suất và khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm nhỏ mà họ phụ trách, không cần truy cập vào toàn bộ phòng ban.

• Khả năng tích hợp:
  Với API mở, Base Wework dễ dàng kết nối với các công cụ khác trong hệ sinh thái làm việc. Đặc biệt, khi kết hợp cùng phần mềm quản lý quy trình và phần mềm phê duyệt, Base Wework tạo nên một mô hình văn phòng điện tử không giấy tờ – giúp tự động hóa toàn diện các quy trình quản trị nội bộ.

• Phân quyền rõ ràng:
  Hệ thống phân quyền trong phòng ban được thiết lập rõ ràng với hai vai trò chính: Quản lý và Thành viên – đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát chặt chẽ trong quá trình vận hành.

• Chi phí sử dụng minh bạch:
  Chỉ với khoảng 1.4 USD/người dùng/tháng, doanh nghiệp có thể sử dụng trọn bộ tính năng quản lý công việc nhóm và phòng ban. Không phát sinh thêm chi phí trong quá trình sử dụng – đảm bảo tối ưu ngân sách cho doanh nghiệp.

3.2. Microsoft Teams

Microsoft Teams là một công cụ làm việc nhóm nằm trong hệ sinh thái Office 365, tích hợp nhiều tính năng như: trò chuyện (chat), gọi video, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu và nhiều tiện ích hỗ trợ cộng tác khác.

Từ một góc nhìn khác, Teams có thể được xem là nền tảng all-in-one, giúp tập trung toàn bộ dữ liệu và hoạt động của nhóm làm việc vào một không gian duy nhất. Giao diện ưu tiên hiển thị những nội dung có tương tác gần nhất, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin quan trọng một cách nhanh chóng.

Ưu điểm:

• Cộng tác linh hoạt: Microsoft Teams cho phép họp trực tuyến, gọi điện và nhắn tin mọi lúc, mọi nơi, với quy mô lên tới 150 người. Chu trình họp được tự động hóa hoàn toàn — từ lên lịch, ghi chú, chia sẻ màn hình, ghi âm nội dung, đến trao đổi tức thời ngay trong phòng họp.

• Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Teams hỗ trợ hơn 400 công cụ và trình kết nối trong kho ứng dụng của mình, bao gồm Skype, Direct Routing, Calling Plan, tổng đài tự động,… Doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp các tiện ích cần thiết để tối ưu hóa quy trình làm việc.

• Chi phí linh hoạt: Teams thường được cung cấp kèm trong các gói Office 365. Tuy nhiên, Microsoft vẫn cung cấp phiên bản miễn phí với tính năng cơ bản — phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ không cần sử dụng các chức năng nâng cao.

Nhược điểm:

• Hạn chế trong phân quyền: Cơ chế phân quyền đơn giản của Teams giúp triển khai nhanh nhưng thiếu tính linh hoạt về lâu dài. Mọi thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập tất cả kênh và tài liệu, gây rủi ro về bảo mật và giới hạn vai trò giữa quản lý và nhân viên.

• Chi phí bản quyền cao: Để sử dụng đầy đủ tính năng, doanh nghiệp cần chi trả cho các gói Office 365 như Business Essentials ($4/người/tháng), Business Basic ($6/người/tháng) hoặc Business Standard ($12.5/người/tháng).

Microsoft Teams là công cụ quản lý công việc nhóm hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp đang sử dụng bộ giải pháp Office 365. Nếu bạn cần một nền tảng cộng tác đa năng, dễ mở rộng và tích hợp sâu vào hệ sinh thái Microsoft, Teams là lựa chọn đáng cân nhắc.

3.3. Trello

Trello là phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí, được phát triển dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện trực quan của Trello là một bảng công việc gồm các cột đại diện cho các trạng thái như “To do”, “Doing” và “Done”, giúp minh bạch hóa toàn bộ quy trình làm việc.

Nhờ thiết kế tối giản và thao tác kéo – thả linh hoạt, người dùng có thể dễ dàng phân chia nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và cộng tác hiệu quả trong nhóm, ngay cả khi không có nhiều kinh nghiệm với các công cụ quản lý dự án.

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng và hỗ trợ cộng tác hiệu quả: Trello có giao diện trực quan như những tờ ghi chú dán trên bảng, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng ngay từ lần đầu tiên. Nhờ vậy, các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ công việc và phối hợp nhịp nhàng.

Nhược điểm:

• Hạn chế về tính năng: Trello chủ yếu tập trung vào chức năng cộng tác nên thiếu nhiều tính năng quản lý chuyên sâu như: không có chat nhóm tích hợp, không phân quyền rõ ràng giữa quản trị viên và thành viên, không có hệ thống báo cáo hiệu suất, và chưa tối ưu cho việc quản lý thời gian.

• Chi phí: Phiên bản miễn phí bị giới hạn nhiều tính năng. Nếu cần nâng cao khả năng quản lý, người dùng phải trả phí cho các gói:

  • Standard: $5/tài khoản/tháng

  • Premium: $10/tài khoản/tháng

  • Enterprise: Chi phí tuỳ thuộc số lượng người dùng

Trello là công cụ phù hợp với các nhóm làm việc nhỏ theo mô hình Agile (khoảng 3–10 người), ưu tiên sự đơn giản, linh hoạt và cộng tác nhanh chóng. Tuy nhiên, với các nhu cầu quản lý quy mô lớn, yêu cầu kiểm soát chi tiết và báo cáo, Trello có thể chưa phải là lựa chọn tối ưu.

3.4. MyXTeam

MyXTeam là phần mềm hỗ trợ quản lý công việc nhóm một cách đơn giản, giúp loại bỏ bớt các thao tác thủ công và theo dõi hiệu quả làm việc tốt hơn.

Ưu điểm:

• Lập kế hoạch & theo dõi công việc:
  MyXTeam sử dụng mô hình quản lý công việc dạng to-do list, cho phép theo dõi từng đầu việc kèm theo thông tin chi tiết như: người phụ trách, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Phần mềm hỗ trợ bộ lọc công việc theo từng thành viên và trạng thái (đã hoàn thành, quá hạn, chưa hoàn thành…) giúp quản lý dễ dàng kiểm soát tiến độ tổng thể.

• Hỗ trợ cộng tác:
  Người dùng có thể trao đổi trực tiếp thông qua ô bình luận trong từng công việc, hoặc sử dụng tính năng chat tích hợp để trò chuyện riêng hoặc theo nhóm, tăng cường khả năng phối hợp.

• Báo cáo tiến độ:
  Giao diện dashboard hiển thị tiến độ công việc tổng thể cũng như của từng cá nhân. Các trạng thái như “cần làm”, “quá hạn”, “hoàn thành” được phân loại bằng màu sắc trực quan và dễ nhận biết.

• Phân quyền linh hoạt:
  Quản trị viên có thể tạo phòng ban (team) và chỉ định admin phụ trách. Chỉ những người được phân quyền mới có quyền chỉnh sửa, cập nhật hoặc xoá kế hoạch – đảm bảo tính bảo mật và rõ ràng trong điều hành.

• Chi phí hợp lý:
  MyXTeam cung cấp gói miễn phí cho cá nhân hoặc nhóm dưới 5 người. Với quy mô lớn hơn, doanh nghiệp có thể chọn:

  • BUSINESS: 1.000.000 VNĐ/tháng/10 team

  • BUSINESS PRO: 1.500.000 VNĐ/tháng/30 team

  • ENTERPRISE: 3.500.000 VNĐ/tháng/Không giới hạn team
    → So với mặt bằng chung, mức giá này được đánh giá là khá cạnh tranh.

Nhược điểm:

• Giao diện sử dụng còn hạn chế:
  MyXTeam hiện chỉ hỗ trợ giao diện dạng to-do list, chưa tối ưu cho việc quản lý khối lượng công việc lớn hoặc theo dõi tiến độ bằng biểu đồ trực quan như Gantt chart hay Kanban.

• Báo cáo chưa chuyên sâu:
  Dù có chức năng báo cáo cơ bản, nhưng MyXTeam vẫn còn thiếu các biểu đồ trực quan và phân tích sâu phục vụ công tác quản trị nhân sự hoặc đánh giá hiệu suất chi tiết.

MyXTeam là phần mềm quản lý công việc phù hợp với các đội nhóm hoặc phòng ban có nhu cầu điều phối công việc ở mức độ đơn giản, tập trung vào tính dễ sử dụng, chi phí hợp lý và hỗ trợ cộng tác cơ bản.

3.5. monday.com

monday.com là một trong những nền tảng quản lý công việc hàng đầu hiện nay, đặc biệt phù hợp với các phòng ban có thành viên làm việc từ xa. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ, phần mềm cho phép tập trung toàn bộ dữ liệu và quy trình làm việc trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tổng thể tiến độ, theo dõi hiệu suất và đưa ra các quyết định quan trọng một cách nhanh chóng, chính xác.

Ưu điểm:

• Lập kế hoạch & Theo dõi công việc linh hoạt:
  monday.com là một trong số ít nền tảng cho phép người dùng tùy chỉnh gần như toàn bộ các cấu hình để xây dựng hệ thống quản lý phù hợp riêng cho từng doanh nghiệp. Công việc trong phòng ban có thể hiển thị dưới nhiều định dạng như bản đồ, lịch biểu, dòng thời gian (timeline) hoặc bảng Kanban. Mỗi trạng thái đều được mã hóa màu sắc giúp dễ dàng nhận diện. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ tự động hóa các công việc lặp lại theo chu kỳ.

• Khả năng tích hợp vượt trội:
  Với API mở, monday.com có thể dễ dàng tích hợp vào hệ sinh thái phần mềm hiện có của doanh nghiệp. Một số công cụ phổ biến có thể kết nối gồm Dropbox, Zapier, Slack, Zoom, email, và Microsoft Teams.

• Cộng tác hiệu quả:
  Nhờ khả năng tích hợp sâu, đội nhóm có thể giao việc, cập nhật tiến độ, chia sẻ tài liệu và trao đổi ý tưởng ngay trên cùng một nền tảng, giúp tối ưu hóa luồng làm việc.

• Báo cáo trực quan:
  Hệ thống báo cáo của monday.com thể hiện số liệu một cách rõ ràng và trực quan, làm nổi bật các chỉ số quan trọng. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và có thể xuất ra để sử dụng trên các nền tảng bên thứ ba một cách linh hoạt.

• Phân quyền chi tiết:
  Bên cạnh khả năng quản lý công việc nhóm, monday.com còn cho phép mời thêm người dùng dưới dạng “khách”, kèm theo các cài đặt phân quyền chặt chẽ để đảm bảo bảo mật thông tin.

Nhược điểm:

• Chi phí cao:
  monday.com cung cấp 4 gói giải pháp theo mức độ tính năng: Basic ($9/người dùng/tháng), Standard ($12), Pro ($19), và Enterprise (liên hệ để nhận báo giá). Đây là mức phí khá cao so với mặt bằng chung, có thể là rào cản đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc có ngân sách hạn chế.

monday.com là lựa chọn lý tưởng cho các phòng ban và đội nhóm có quy mô vừa đến lớn, đặc biệt là những đơn vị làm việc từ xa cần một nền tảng quản lý toàn diện, có khả năng tùy biến và tích hợp mạnh mẽ.

4. Top 6 phần mềm quản lý công việc cá nhân tốt nhất hiện nay

4.1. Todoist

Dù sở hữu giao diện tối giản, Todoist lại được trang bị nhiều tính năng mạnh mẽ và hiệu quả, đáp ứng tốt nhu cầu quản lý công việc cá nhân và nhóm nhỏ. Nhờ sự tiện dụng và khả năng hỗ trợ đa nền tảng, Todoist đã nhận được nhiều lời khen ngợi từ các tờ báo uy tín như The Guardian, USA Today, The New York Times và The Wall Street Journal, thậm chí còn được ca ngợi là “ứng dụng có thể thay đổi cuộc sống”.

Ưu điểm:

• Khả năng sắp xếp công việc vượt trội: Todoist cho phép người dùng nhanh chóng phân loại nhiệm vụ theo thời hạn, thẻ tag, hoặc dự án ngay khi đang nhập dữ liệu mới. Đây là một trong những tính năng nổi bật khiến Todoist vượt trội so với nhiều ứng dụng cùng phân khúc.

• Tùy biến linh hoạt theo luồng công việc cá nhân: Người dùng có thể dễ dàng điều chỉnh cách quản lý công việc nhờ các tính năng như nhóm dự án, gắn nhãn (label), phân loại mức độ ưu tiên, phù hợp với nhiều phong cách làm việc khác nhau.

• Khả năng truy cập đa nền tảng: Todoist hỗ trợ trên cả desktop, trình duyệt và ứng dụng di động, giúp người dùng có thể tạo và quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi miễn là có kết nối Internet.

• Tích hợp trợ lý ảo: Ứng dụng tương thích với các trợ lý ảo như Siri và Alexa, giúp việc thêm nhiệm vụ trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn bằng giọng nói.

• Có phiên bản miễn phí: Todoist cung cấp bản dùng thử miễn phí với các tính năng cơ bản, phù hợp với người dùng cá nhân hoặc mới bắt đầu.

Nhược điểm:

• Hạn chế trong quản lý công việc con (subtask): Tính năng tạo và điều phối các nhiệm vụ phân nhánh phức tạp chưa thực sự tối ưu, gây khó khăn trong việc xử lý các dự án lớn hoặc nhiều tầng công việc.

• Trải nghiệm trên Windows còn hạn chế: Phiên bản Todoist dành cho hệ điều hành Windows bị đánh giá kém hơn so với các nền tảng khác, đặc biệt ở giao diện người dùng và tính năng hỗ trợ.

• Chi phí nâng cấp: Phiên bản miễn phí bị giới hạn về tính năng. Để tận dụng tối đa hiệu quả của Todoist, người dùng cần nâng cấp lên gói Pro ($4/người/tháng) hoặc Business ($6/người/tháng).

Todoist là lựa chọn lý tưởng cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ cần một công cụ quản lý công việc trực quan, dễ sử dụng và có khả năng tùy chỉnh cao. Tuy nhiên, để khai thác hết tiềm năng của ứng dụng, bạn sẽ cần đầu tư vào phiên bản trả phí.

4.2. Tick Tick

TickTick thường được xem như một “người anh em song sinh” của Todoist, khi sở hữu giao diện và cách sử dụng gần như tương đồng – đến mức có thể nói rằng hai ứng dụng giống nhau tới 90%. Tuy nhiên, TickTick vẫn tạo được sự khác biệt nhờ tích hợp thêm một số tính năng hữu ích mà Todoist không có, điển hình là bộ đếm thời gian Pomodoro được tích hợp trực tiếp trong ứng dụng, hỗ trợ tối ưu hiệu suất làm việc cá nhân.

Ưu điểm:

• Chi phí hợp lý: TickTick mang đến trải nghiệm gần tương tự như Todoist nhưng với mức chi phí thấp hơn đáng kể. Đặc biệt, ứng dụng còn tích hợp thêm những tiện ích độc đáo mà Todoist chưa có.

• Tính năng hỗ trợ hiệu suất: Một trong những tiện ích nổi bật là bộ đếm giờ Pomodoro – công cụ giúp người dùng duy trì sự tập trung và cải thiện hiệu suất làm việc rõ rệt.

• Linh hoạt và tiện lợi: Người dùng có thể dễ dàng tạo và quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet. TickTick hỗ trợ đa nền tảng từ máy tính đến điện thoại.

• Phiên bản miễn phí: TickTick cung cấp bản dùng thử miễn phí với đầy đủ những tính năng cơ bản, phù hợp với người dùng cá nhân hoặc nhóm nhỏ.

Nhược điểm:

• Hiệu suất chưa tối ưu: Mặc dù sở hữu bộ tính năng tương tự Todoist, nhưng theo đánh giá của người dùng, khả năng xử lý và phản hồi của TickTick vẫn chưa mượt mà bằng đối thủ.

• Hạn chế tích hợp lịch: TickTick hiện chưa hỗ trợ tích hợp trực tiếp với các ứng dụng Lịch mặc định trên hệ điều hành. Tính năng này chỉ có trong gói Premium – điều gây bất tiện cho người dùng có nhu cầu đồng bộ hóa toàn bộ lịch làm việc.

• Phiên bản miễn phí còn hạn chế: Giống như nhiều ứng dụng quản lý khác, phiên bản miễn phí của TickTick khá giới hạn về tính năng nâng cao và dung lượng lưu trữ. Người dùng cần nâng cấp lên bản Premium để khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng.

4.3. Microsoft To-Do

Nếu bạn cần một ứng dụng nhắc việc có khả năng tương thích tốt với hệ sinh thái Windows, thì Microsoft To Do là lựa chọn đáng cân nhắc. Ứng dụng này được thiết kế chuyên biệt cho mục đích nhắc việc cá nhân, đáp ứng hiệu quả các nhu cầu ghi chú, theo dõi công việc cơ bản hàng ngày của người dùng.

Ưu điểm:

• Miễn phí hoàn toàn: Là phiên bản kế nhiệm của Wunderlist, Microsoft To Do được cung cấp miễn phí với đầy đủ các tính năng thiết yếu, giúp người dùng quản lý công việc hiệu quả mà không cần chi trả thêm bất kỳ chi phí nào.

• Hỗ trợ công việc con chi tiết: Ứng dụng cho phép tạo các tác vụ con trong từng mục công việc chính, kèm theo khả năng ghi chú và thiết lập deadline riêng biệt cho từng mục nhỏ — tính năng mà ngay cả một số phần mềm trả phí như Todoist hay TickTick vẫn chưa làm được.

• Tính năng “My Day”: Giúp người dùng lựa chọn và sắp xếp các công việc cần ưu tiên trong ngày, hỗ trợ lập kế hoạch và nâng cao hiệu suất làm việc hàng ngày.

• Tiện ích Quick Add trên Android: Widget này hỗ trợ tạo việc và nhận thông báo nhanh chóng, thuận tiện ngay trên màn hình chính của thiết bị.

Nhược điểm:

• Thiếu các tính năng nâng cao: Do là ứng dụng miễn phí, Microsoft To Do không hỗ trợ một số tính năng hữu ích như gắn nhãn công việc hay bộ lọc nâng cao. Điều này khiến việc quản lý số lượng lớn công việc trở nên khó khăn hơn.

• Hạn chế trong tích hợp lịch: Dù có mặt trên nhiều nền tảng, Microsoft To Do chỉ cho phép đồng bộ lịch cá nhân với Outlook. Đây là điểm trừ đáng kể trong bối cảnh nhiều người dùng hiện nay đã chuyển sang các ứng dụng lịch phổ biến khác như Google Calendar.

4.4. Google Tasks

Google Tasks là ứng dụng nhắc việc tiện lợi, đặc biệt phát huy hiệu quả khi được sử dụng trong hệ sinh thái của Google, chẳng hạn như tích hợp liền mạch với Gmail hoặc Google Calendar. Tuy nhiên, ứng dụng này chỉ phù hợp để xử lý các tác vụ đơn giản và cơ bản. Với những cá nhân có khối lượng công việc lớn hoặc yêu cầu quản lý công việc ở mức độ phức tạp hơn, Google Tasks vẫn còn khá hạn chế về tính năng và chưa đáp ứng được nhu cầu chuyên sâu.

Ưu điểm:

• Miễn phí hoàn toàn: Người dùng có thể sử dụng Google Tasks mà không cần trả bất kỳ khoản phí nào.

• Tích hợp mạnh mẽ trong hệ sinh thái Google: Google Tasks đồng bộ liền mạch với Gmail và Google Calendar, mang đến trải nghiệm liền mạch khi làm việc trong bộ công cụ của Google.

• Hiển thị công việc đã hoàn thành rõ ràng: Các tác vụ sau khi hoàn tất được đánh dấu tách bạch, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và phân biệt với những việc còn lại.

• Hỗ trợ tạo công việc con: Tương tự như Microsoft To-Do, Google Tasks cho phép khởi tạo các subtask. Tuy nhiên, người dùng không thể thiết lập deadline riêng cho từng công việc con, khiến tính năng này phần nào bị hạn chế so với đối thủ.

Nhược điểm:

• Không được đầu tư phát triển: Google Tasks thiếu sự chăm chút từ Google, thể hiện qua tiến độ cập nhật chậm. Ví dụ, phải mất đến ba năm sau khi ra mắt, ứng dụng mới có phiên bản dành cho thiết bị di động.

• Thiếu tính năng lặp lại công việc: Một trong những tính năng cơ bản nhất đối với ứng dụng nhắc việc – tạo tác vụ định kỳ – lại chưa được hỗ trợ.

• Khả năng sắp xếp và tổ chức hạn chế: Google Tasks chỉ cho phép sắp xếp theo tên hoặc hạn chót, không có tùy chọn nhóm công việc theo mức độ ưu tiên, chủ đề hay nhãn, khiến việc quản lý trở nên đơn điệu và kém linh hoạt.

4.5. Apple Reminder

Ứng dụng Apple Reminder của Apple hứa hẹn giúp bạn quản lý danh sách các tác vụ, subtask hay file đính kèm một cách hiệu quả.

Ưu điểm:

• Cài đặt sẵn và hoàn toàn miễn phí: Apple Reminders được tích hợp sẵn trên các thiết bị thuộc hệ sinh thái Apple mà không yêu cầu người dùng phải trả thêm bất kỳ chi phí nào.

• Tích hợp sâu với hệ sinh thái Apple: Ứng dụng đồng bộ mượt mà qua iCloud, không cần tạo tài khoản mới. Ngoài ra, người dùng có thể dễ dàng tạo nhắc nhở thông qua trợ lý ảo Siri bằng giọng nói – tiện lợi và nhanh chóng.

• Nhắc việc theo vị trí: Một trong những tính năng nổi bật là khả năng thiết lập thông báo dựa trên vị trí. Ví dụ, bạn có thể cài đặt nhắc nhở khi đến văn phòng hoặc siêu thị – Apple Reminders sẽ định vị và gửi thông báo chính xác tại địa điểm đã định.

Nhược điểm:

• Giới hạn trong hệ sinh thái Apple: Ứng dụng chỉ khả dụng trên các thiết bị Apple. Người dùng không thể đồng bộ nếu sử dụng kết hợp thiết bị Apple với nền tảng khác (ví dụ: MacBook và điện thoại Android).

• Thiếu tính năng đánh dấu trạng thái công việc: Apple Reminders chưa hỗ trợ chế độ hiển thị trạng thái công việc như “đang thực hiện” hay “ưu tiên”. Người dùng buộc phải ghi chú thủ công trong từng tác vụ, gây mất thời gian và thiếu trực quan khi quản lý.

4.6. Any.DO

Any.DO là một phần mềm nhắc việc tuyệt vời để nhớ tất cả những công việc và nhiệm vụ bạn phải làm hằng ngày. Nó liệt kê danh sách các công việc, đánh dấu chúng làm rồi hay chưa và tuỳ chỉnh nhắc nhở vào những thời điểm bạn cài đặt.

Ưu điểm:

• Giao diện kéo – thả hiện đại: Any.DO sở hữu giao diện “drag & drop” thân thiện, cho phép người dùng dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên và cập nhật trạng thái công việc chỉ bằng thao tác kéo thả – đặc biệt tiện lợi khi thao tác trên điện thoại.

• Hỗ trợ ghi chú đa phương tiện: Người dùng có thể tạo ghi chú bằng hình ảnh, video hoặc giọng nói, giúp việc ghi nhớ trở nên trực quan và sinh động hơn.

• Hiển thị công việc theo ngày: Giao diện theo dạng ngày (Today / Tomorrow / Upcoming / Someday) giúp người dùng nhanh chóng hình dung được các đầu việc theo thời gian. Tuy nhiên, cách sắp xếp này phù hợp hơn với các công việc ngắn hạn và không lý tưởng cho các dự án kéo dài.

• Tích hợp với trợ lý ảo: Any.DO tương thích với các trợ lý ảo phổ biến như Siri, Alexa và Google Assistant, hỗ trợ thao tác bằng giọng nói nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Hạn chế kết nối với ứng dụng bên ngoài: Ứng dụng hiện chưa hỗ trợ tích hợp trực tiếp với email hay lịch từ bên thứ ba, khiến người dùng phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khi làm việc – gây bất tiện trong quá trình sử dụng.

• Thiếu tính năng nâng cao: Các chức năng như gắn nhãn công việc, lọc theo tính chất hay tạo công việc con (subtask) đều chưa được hỗ trợ. Điều này khiến Any.DO phù hợp hơn với nhu cầu nhắc việc đơn giản, thay vì quản lý công việc chuyên sâu.

• Chi phí chưa tương xứng: Gói Premium ($4.99/tháng), Family ($8.33/tháng) và Teams ($4.99/tháng/người) được đánh giá là chưa thật sự xứng đáng so với các tính năng hiện tại mà ứng dụng mang lại.

5. Top 4 phần mềm quản lý tiến độ công việc theo mục tiêu tốt nhất hiện nay

5.1. Base Goal

Base Goal là phần mềm quản trị mục tiêu thực tiễn, được thiết kế nhằm tạo sự liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu chung của doanh nghiệp với mục tiêu của từng phòng ban, đội nhóm. Ứng dụng này vận hành dựa trên mô hình tích hợp giữa OKR (Objectives and Key Results) và KPI (Key Performance Indicators) – cho phép theo dõi tiến độ công việc cụ thể trong mối tương quan trực tiếp với mục tiêu đã thiết lập.

Base Goal hiện đã được phát triển trên cả nền tảng thiết bị di động, hỗ trợ người dùng cập nhật và kiểm soát mục tiêu mọi lúc, mọi nơi.

(Bạn có thể tìm hiểu thêm về hai phương pháp quản trị phổ biến này qua bài viết: [OKR là gì] và [KPI là gì].)

Ưu điểm:

• Lập kế hoạch & Xây dựng cây mục tiêu:
  Base Goal cho phép bạn tạo sơ đồ cây mục tiêu toàn diện, từ mục tiêu cấp doanh nghiệp cho đến các phòng ban, đội nhóm và cá nhân. Tất cả các mục tiêu được liên kết chặt chẽ về mặt mục đích, số lượng và đơn vị đo lường, tạo nên một bức tranh chung thống nhất.

• Cập nhật tiến độ tức thời:
  Khi nhân viên thực hiện thao tác check-in để cập nhật kết quả, tỷ lệ % hoàn thành mục tiêu được tự động cập nhật ngay lập tức. Qua hệ thống hiển thị màu sắc và các dấu hiệu cảnh báo, quản lý có thể nắm bắt nhanh chóng tình trạng tiến độ công việc của từng cá nhân.

• Khả năng tích hợp mạnh mẽ:
  Với API mở, Base Goal dễ dàng tích hợp với các công cụ làm việc khác như Email, Calendar, CRM, cũng như các phần mềm quản lý công việc và quy trình của HomeNest. Việc này giúp chuyển mục tiêu thành hành động cụ thể và tự động thu thập dữ liệu kết quả (doanh thu, số lượng,…) về hệ thống.

• Báo cáo tự động chi tiết:
  Hệ thống báo cáo được chia nhỏ theo từng cấp mục tiêu như cây mục tiêu, cung cấp các số liệu về tiến độ tổng thể, thông tin các mục tiêu hàng đầu, cũng như đánh giá hiệu suất của nhân viên (những người đạt tiến độ cao nhất hoặc thấp nhất).

• Chi phí hợp lý:
  Base Goal có mức giá cạnh tranh, khoảng 15,000 VND/người dùng/tháng (xấp xỉ $0.65). Doanh nghiệp có thể đăng ký theo các gói với số lượng tài khoản như 30, 60,… theo nhu cầu.

Nhược điểm:

• Tính năng theo dõi trạng thái công việc còn hạn chế:
  Vì mục tiêu chính của Base Goal là quản lý tiến độ hoàn thành mục tiêu, nên khả năng theo dõi trạng thái công việc tại từng thời điểm cụ thể vẫn chưa được phát triển đầy đủ.
  Giải pháp khuyến nghị: Kết hợp sử dụng với phần mềm Base Wework – đã được tích hợp sẵn – để có được sự quản trị công việc toàn diện hơn.

5.2. Weekdone

Weekdone là phần mềm hỗ trợ thiết lập mục tiêu theo mô hình OKR và theo dõi tiến độ một cách trực quan, phù hợp với đội nhóm ở mọi quy mô. Công cụ này cung cấp hệ thống đo lường định kỳ rõ ràng và hiệu quả, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh, sắp xếp lại các nhiệm vụ nhằm đẩy nhanh tiến độ mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc đầu ra.

Ưu điểm:

• Lập kế hoạch & xây dựng mục tiêu dạng cây:
  Weekdone cho phép thiết lập và quản lý mục tiêu dài hạn theo mô hình phân cấp rõ ràng, từ cấp doanh nghiệp đến phòng ban, nhóm và từng cá nhân. Nhờ đó, toàn bộ tổ chức có thể đồng bộ mục tiêu và hướng đến cùng một định hướng chung.

• Cập nhật tiến độ định kỳ:
  Nhân viên có thể thực hiện check-in hằng tuần để cập nhật tình hình công việc. Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ, đưa ra phản hồi và đánh giá hiệu quả công việc trực tiếp trên hệ thống mà không cần tổ chức các cuộc họp định kỳ.

• Báo cáo trực quan và toàn diện:
  Weekdone cung cấp báo cáo chi tiết về các mục tiêu đã hoàn thành, tiến độ các nhiệm vụ còn lại, cá nhân có hiệu suất tốt nhất cũng như xu hướng hoạt động của đội nhóm theo từng giai đoạn. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ đo lường mức độ hài lòng của nhân viên thông qua tính năng đánh giá 5 sao.

• Miễn phí cho nhóm nhỏ:
  Phù hợp với các nhóm từ 1–3 người dùng, không phát sinh chi phí.

Nhược điểm:

• Chi phí cao:
  Gói sử dụng cho 10 người có giá $108/tháng, tương đương $10.8/người/tháng, cao hơn mặt bằng chung của nhiều phần mềm quản trị mục tiêu khác.

• Chưa theo sát từng đầu việc cụ thể:
  Tương tự Base Goal, Weekdone chủ yếu theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu tổng thể. Nếu bạn cần quản lý chi tiết từng công việc nhỏ, phần mềm có thể chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu.

5.3. Perdoo

Perdoo là nền tảng quản lý mục tiêu OKR đơn giản dành cho các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô và nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau.

Ưu điểm:

• Lập kế hoạch & thiết lập mục tiêu hiệu quả:
  Perdoo tích hợp linh hoạt giữa OKR và KPI, giúp bạn dễ dàng hình dung và theo dõi toàn bộ chuỗi mục tiêu – từ cấp chiến lược của doanh nghiệp đến từng cá nhân. Việc xây dựng Perdoo’s Roadmap trở nên đơn giản với thao tác kéo – thả trực quan.

• Cập nhật tiến độ linh hoạt:
  Perdoo hỗ trợ check-in theo tuần, cho phép người dùng tùy chỉnh chế độ hiển thị để luôn theo dõi được các mục tiêu trọng yếu và cấp thiết.

• Báo cáo trực quan thông minh:
  Tính năng Insights cung cấp góc nhìn toàn diện về tiến độ mục tiêu và từng kết quả then chốt (key results) trong hệ thống OKR. Điều này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời và chính xác hơn.

• Tích hợp với Slack:
  Perdoo cho phép chia sẻ cập nhật và giao tiếp giữa các thành viên dễ dàng thông qua tích hợp với Slack, góp phần tăng hiệu quả cộng tác trong nhóm.

• Chi phí hợp lý:
  Có phiên bản miễn phí dành cho nhóm dưới 10 thành viên, phù hợp với các nhóm nhỏ hoặc doanh nghiệp vừa triển khai OKR/KPI ban đầu.

Nhược điểm:

• Giới hạn ở phiên bản miễn phí:
  Gói miễn phí bị hạn chế một số tính năng quản lý nâng cao. Để mở rộng khả năng sử dụng, bạn cần nâng cấp lên phiên bản Premium với giá $6.4/tài khoản/tháng hoặc Supreme với giá $8/tài khoản/tháng.

5.4. Lattice

Lattice là một nền tảng phần mềm tích hợp hai chức năng cốt lõi: quản lý mục tiêu và đánh giá tiến độ công việc. Với khả năng bao quát toàn diện toàn bộ chu trình quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp, Lattice giúp tổ chức xây dựng một văn hóa làm việc định hướng mục tiêu, minh bạch và nhất quán.

Phần mềm hỗ trợ truy cập linh hoạt từ xa thông qua các thiết bị di động, cho phép người dùng theo dõi và cập nhật công việc mọi lúc, mọi nơi.

Ưu điểm:

• Lập kế hoạch & Thiết lập mục tiêu:
  Lattice cho phép tích hợp trực tiếp các mục tiêu OKR vào quy trình làm việc hằng ngày. Nhờ vậy, nhân viên luôn nắm rõ định hướng và dễ dàng căn chỉnh hành động theo mục tiêu đã đề ra.

• Cập nhật tiến độ:
  Người quản lý có thể thiết lập lịch trình để Lattice tự động gửi bảng câu hỏi khảo sát tiến độ công việc cho nhân viên. Nhân viên có thể phản hồi về tình trạng hiện tại, kế hoạch tiếp theo cũng như đưa ra đề xuất. Các thông tin này có thể được thiết lập ở chế độ công khai (toàn doanh nghiệp cùng theo dõi) hoặc riêng tư giữa nhân viên và cấp quản lý.

• Báo cáo:
  Lattice cung cấp hệ thống báo cáo chuyên sâu, cho phép theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc theo nhiều tiêu chí khác nhau như phòng ban, giới tính, độ tuổi, kỹ năng… Các báo cáo có thể được tuỳ chỉnh và chia sẻ dễ dàng tới những người có liên quan.

• Tích hợp:
  Phần mềm hỗ trợ tích hợp với nhiều công cụ phổ biến như hệ thống quản lý nhân sự (HRIS), G Suite, ứng dụng chat,… giúp đồng bộ hoá dữ liệu và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Nhược điểm:

• Mức phí sử dụng khá cao so với mặt bằng chung. Cụ thể, gói Talent Management có giá $11/tài khoản/tháng và gói HRIS là $10/tài khoản/tháng. Đây có thể là rào cản với các doanh nghiệp nhỏ hoặc đang trong giai đoạn khởi đầu.

Mỗi phần mềm quản lý công việc và dự án đều được phát triển để phục vụ cho những mục tiêu và nhóm người dùng cụ thể. Vì vậy, trước khi lựa chọn, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng giữa nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng của từng giải pháp. Hy vọng bài viết tổng hợp và đánh giá 15 phần mềm quản lý công việc hàng đầu sẽ giúp bạn có thêm thông tin hữu ích để đưa ra quyết định phù hợp.

Chúc bạn lựa chọn được công cụ tối ưu và vận hành hiệu quả!