Email công ty gửi đi bị rơi vào Spam: Nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả
Quay lại Blog
Trong kỷ nguyên số, email doanh nghiệp vẫn là công cụ giao tiếp quan trọng bậc nhất giữa công ty với khách hàng, đối tác. Tuy nhiên, không ít trường hợp email công ty gửi đi lại bị rơi vào hộp Spam, gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu, giảm hiệu quả truyền thông và làm gián đoạn công việc.
Vậy đâu là nguyên nhân thật sự khiến email bị đánh dấu spam? Và doanh nghiệp cần làm gì để khắc phục triệt để tình trạng này?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết những lý do phổ biến khiến email công ty bị vào spam, đồng thời chia sẻ các giải pháp thực tế – đã được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng thành công.
Vì sao email công ty gửi đi bị rơi vào Spam? Nguyên nhân thường gặp
1. IP gửi mail nằm trong danh sách đen (Blacklist)
Nếu máy chủ email của bạn dùng địa chỉ IP từng bị lạm dụng để phát tán thư rác, khả năng rất cao email công ty sẽ bị đưa vào Spam. Các hệ thống chống spam thường kiểm tra IP gửi dựa trên các danh sách đen như Spamhaus, Barracuda, Sorbs… Nếu có trùng khớp, email sẽ bị đánh dấu ngay lập tức.
2. Cấu hình xác thực email chưa chuẩn (SPF, DKIM, DMARC)
Một lỗi kỹ thuật phổ biến khiến email bị vào Spam là chưa cấu hình đầy đủ các bản ghi xác thực:
-
SPF (Sender Policy Framework): Xác minh email được gửi từ máy chủ được phép bởi tên miền.
-
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Thêm chữ ký số, giúp kiểm tra email có bị sửa đổi trong quá trình gửi không.
-
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Quy định cách xử lý email không đạt SPF hoặc DKIM, đồng thời cung cấp báo cáo để theo dõi.
👉 Thiếu một trong ba bản ghi này sẽ làm giảm độ uy tín của email, dễ bị hệ thống đánh dấu spam.
3. Nội dung email bị nghi ngờ là Spam
Ngay cả khi cấu hình chuẩn, nội dung email cũng có thể khiến chúng bị chặn:
-
Sử dụng từ ngữ nhạy cảm: “miễn phí”, “khẩn cấp”, “ưu đãi đặc biệt”,…
-
Tỷ lệ chữ/hình ảnh mất cân đối.
-
Chèn liên kết rút gọn hoặc link đến website kém uy tín.
-
Nhiều lỗi chính tả, ngữ pháp.
-
Mã HTML cẩu thả, không tương thích với các ứng dụng email.
4. Danh sách người nhận kém chất lượng
Danh sách email ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vào Inbox:
-
Nhiều địa chỉ không tồn tại → làm tăng tỷ lệ bounce.
-
Người nhận không mở/tương tác email → giảm độ tin cậy tên miền.
-
Người nhận bấm “Báo cáo Spam” → tín hiệu xấu nhất, khiến toàn bộ chiến dịch bị ảnh hưởng.
5. Hành vi gửi email không chuẩn
Cách gửi email cũng quyết định email có vào Spam hay không:
-
Gửi ồ ạt trong thời gian ngắn: Dễ bị coi là spam bot.
-
Không có nút hủy đăng ký: Người dùng thường chọn đánh dấu Spam thay vì thoát danh sách.
-
Vi phạm quy định (GDPR, CAN-SPAM): Không tuân thủ có thể dẫn đến việc email bị chặn hoặc bị phạt.
Tóm lại, email công ty bị vào Spam thường đến từ lỗi kỹ thuật (IP, xác thực), nội dung chưa tối ưu, danh sách kém chất lượng hoặc hành vi gửi sai cách. Doanh nghiệp cần kiểm tra và khắc phục toàn diện để đảm bảo email đến đúng hộp thư chính, duy trì uy tín và hiệu quả truyền thông.
Giải pháp thực tế để khắc phục tình trạng email công ty gửi đi bị vào spam
1. Dùng công cụ kiểm tra IP server mail và domain
Một số công cụ hữu ích bạn có thể dùng để kiểm tra IP/domain của mình có bị đưa vào danh sách đen (blacklist) không:
- https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
- https://www.mail-tester.com/
- https://dmarcian.com/
- Postmaster Tools của Google và Microsoft
Nếu bị liệt vào danh sách đen, hãy liên hệ với các tổ chức quản lý danh sách đen để yêu cầu gỡ bỏ sau khi đã khắc phục sự cố.
2. Kiểm tra các bản ghi SPF, DKIM, DMARC
Sử dụng các công cụ như:
- https://www.dmarcanalyzer.com/
- https://www.kitterman.com/spf/validate.html
- https://www.mailhardener.com/
Bạn cần đảm bảo rằng tên miền đã được cấu hình đúng các bản ghi xác thực để giúp server mail nhận dạng email của bạn là hợp pháp.
3. Tối ưu nội dung email
-
Tiêu đề rõ ràng, tự nhiên: Tránh giật gân hoặc gây hiểu nhầm.
-
Hạn chế chữ in hoa/dấu chấm than: Dùng quá nhiều dễ kích hoạt bộ lọc spam.
-
Cân bằng văn bản và hình ảnh: Không để email toàn hình hoặc quá nhiều chữ.
-
Thông tin minh bạch: Luôn chèn thông tin liên hệ rõ ràng và link hủy đăng ký.
4. Quản lý danh sách người nhận hiệu quả
Đây là yếu tố then chốt giúp giảm nguy cơ email công ty rơi vào Spam.
-
Xây dựng danh sách opt-in: Chỉ gửi cho người đã đăng ký, nên dùng double opt-in để đảm bảo chất lượng.
-
Dọn dẹp định kỳ: Loại bỏ email không tồn tại hoặc không tương tác.
-
Phân đoạn danh sách: Gửi nội dung cá nhân hóa theo từng nhóm đối tượng để tăng tỷ lệ mở và nhấp.
-
Theo dõi phản hồi: Quan sát tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và đặc biệt là khiếu nại spam để kịp thời điều chỉnh.
5. Điều chỉnh hành vi gửi email
-
Gửi có kế hoạch: Duy trì tần suất ổn định để được đánh giá là người gửi đáng tin cậy.
-
Luôn có nút hủy đăng ký: Đặt ở vị trí dễ thấy, hoạt động tốt để người dùng chủ động lựa chọn.
-
Tuân thủ luật và quy định: Như GDPR (Châu Âu), CAN-SPAM Act (Mỹ) hoặc các quy định địa phương liên quan đến email marketing.
Kết luận
Tình trạng email công ty bị rơi vào Spam tuy gây ảnh hưởng lớn đến uy tín và hiệu quả truyền thông, nhưng hoàn toàn có thể khắc phục nếu doanh nghiệp nắm rõ nguyên nhân và triển khai đúng giải pháp.
Đầu tư vào hạ tầng gửi mail an toàn, thiết lập xác thực chuẩn (SPF, DKIM, DMARC) và xây dựng nội dung email chuyên nghiệp không chỉ giúp tăng tỷ lệ vào Inbox mà còn nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng.
Hãy xem việc tối ưu hệ thống email không đơn thuần là xử lý kỹ thuật, mà là một chiến lược dài hạn để củng cố niềm tin, gia tăng hiệu quả kinh doanh và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
1. Tại sao email công ty gửi đi hay bị vào Spam?
Nguyên nhân thường do IP gửi mail nằm trong blacklist, cấu hình xác thực (SPF, DKIM, DMARC) chưa chuẩn, nội dung chứa từ ngữ nhạy cảm, hoặc danh sách người nhận kém chất lượng.
2. Làm sao để email công ty không bị vào Spam?
Doanh nghiệp cần:
-
Kiểm tra IP và tên miền có nằm trong blacklist không.
-
Thiết lập đầy đủ SPF, DKIM, DMARC.
-
Tối ưu nội dung email rõ ràng, không “spammy”.
-
Chỉ gửi cho danh sách opt-in, dọn dẹp email không hợp lệ.
-
Duy trì lịch gửi ổn định và minh bạch thông tin.
3. SPF, DKIM, DMARC có thực sự quan trọng không?
Có. Đây là 3 bản ghi xác thực bắt buộc để chứng minh email hợp pháp, giúp tăng độ tin cậy và tránh bị coi là giả mạo/phát tán spam. Thiếu một trong ba yếu tố này, email rất dễ bị lọc vào thư rác.
4. Nội dung email như thế nào dễ bị đánh dấu Spam?
Các email có tiêu đề giật gân, toàn chữ in hoa, nhiều dấu chấm than, tỷ lệ hình ảnh quá cao, chứa liên kết rút gọn hoặc dẫn đến trang web kém uy tín, hoặc nhiều lỗi chính tả đều dễ bị hệ thống đánh dấu spam.
5. Bao lâu nên dọn dẹp danh sách email?
Doanh nghiệp nên kiểm tra và làm sạch danh sách email ít nhất mỗi quý. Loại bỏ email không tồn tại, người không tương tác để duy trì điểm uy tín gửi mail và giảm tỷ lệ bounce.
"HomeNest ứng dụng công nghệ mới để thiết kế website và phần mềm,
giải quyết triệt để bài toán số hóa cho doanh nghiệp."
NHẬN ƯU ĐÃI NGAY
![[Cập Nhật ] Top 10 Xu Hướng IT Outsourcing Nổi Bật Nhất 10/2025](https://homenest.com.vn/wp-content/uploads/2025/07/Thi-truong-IT-Outsourcing-Viet-Nam-150x150.png)
![[TOP] 12+ Công ty SEO Website chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam](https://homenest.com.vn/wp-content/uploads/2025/04/homenest-com-vn-184-150x150.jpg)
Bình luận của bạn
Địa chỉ email của bạn sẽ không được công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *