RPA là gì và cách áp dụng trong doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, tự động hóa quy trình bằng robot (Robotic Process Automation – RPA) đang trở thành chiến lược cốt lõi giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và giảm chi phí vận hành. Vậy, RPA là gì và tại sao công nghệ này lại được mệnh danh là “nhân viên kỹ thuật số” lý tưởng?

RPA là gì?

Robotic Process Automation (RPA), hay tự động hóa quy trình bằng robot, là một công nghệ phần mềm (software technology) sử dụng robot phần mềm (software bots) hoặc robot ảo (virtual robots) để thực hiện các tác vụ kinh doanh lặp đi lặp lại và dựa trên quy tắc mà trước đây con người phải làm.

Nói một cách đơn giản, RPA dạy cho một “robot” máy tính cách bắt chước và thực hiện các hành động của con người khi tương tác với các ứng dụng, hệ thống, và dữ liệu số. Robot này có thể đăng nhập vào ứng dụng, nhập dữ liệu, tính toán, gửi email, trích xuất dữ liệu, và thậm chí là giao tiếp với các hệ thống khác nhau (ERP, CRM, Excel, Web) một cách tự động và liên tục 24/7.

RPA hoạt động như thế nào?

Cơ chế hoạt động của RPA dựa trên việc ghi lại (record) và phát lại (replay) các bước thao tác của con người.

• Phân tích & Lập trình: Đầu tiên, các chuyên gia sẽ phân tích quy trình kinh doanh và xác định các bước cụ thể (gọi là Luồng công việc – Workflow) cần được tự động hóa. Sau đó, họ lập trình hoặc sử dụng các công cụ kéo thả (low-code/no-code) của nền tảng RPA để định nghĩa các quy tắc và hành động cho robot.
• Thực thi: Robot phần mềm sẽ được kích hoạt (theo lịch trình hoặc theo sự kiện). Nó bắt đầu tương tác với các ứng dụng máy tính (giống như một người dùng đang ngồi trước màn hình): nhấp chuột, gõ phím, sao chép/dán dữ liệu giữa các hệ thống.
• Giám sát: Hoạt động của robot được ghi nhật ký (log) và giám sát liên tục để đảm bảo tính chính xác và kịp thời phát hiện lỗi.

Các loại RPA phổ biến

RPA (Robotic Process Automation) được phân chia thành nhiều loại, mỗi loại mang đặc điểm, mục đích và phạm vi ứng dụng riêng tùy theo nhu cầu cũng như quy mô tự động hóa của doanh nghiệp. Dưới đây là ba dạng robot RPA phổ biến nhất hiện nay, cùng với cách thức vận hành và vai trò cụ thể của từng loại:

Attended Robot – Robot có giám sát

Đây là loại robot hoạt động dưới sự hỗ trợ và giám sát trực tiếp của con người. Robot có giám sát thường được triển khai trong các quy trình cần sự tương tác hoặc xác nhận của nhân viên nhằm đảm bảo tính chính xác.
Robot chỉ bắt đầu làm việc khi được người dùng kích hoạt hoặc chỉ đạo, sau đó tự động thực hiện các tác vụ theo lập trình, đồng thời vẫn cho phép người vận hành theo dõi và can thiệp khi cần thiết.

Unattended Robot – Robot không giám sát

Khác với loại có giám sát, robot không giám sát có thể vận hành hoàn toàn tự động mà không cần sự tham gia của con người. Người dùng chỉ cần thiết lập sẵn quy trình và lịch chạy, robot sẽ tự động thực thi các nhiệm vụ theo kế hoạch.
Đây là lựa chọn lý tưởng cho môi trường hoạt động 24/7, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất và giảm chi phí vận hành đáng kể.

Hybrid Robot – Robot lai linh hoạt

Hybrid robot là sự kết hợp giữa attended và unattended robot, tận dụng ưu điểm của cả hai. Loại robot này có thể tự động vận hành độc lập, nhưng vẫn cho phép can thiệp hoặc điều phối từ con người khi cần.
Tuy nhiên, việc triển khai hybrid robot đòi hỏi hệ thống tích hợp phức tạp hơn và quy trình quản lý linh hoạt, phù hợp với các doanh nghiệp đã có nền tảng tự động hóa ở mức cao.

Phân biệt RPA với AI

RPA (Robotic Process Automation) và AI (Artificial Intelligence) đều là những công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và tự động hóa quy trình vận hành. Tuy nhiên, mục tiêu và cơ chế hoạt động của hai công nghệ này lại khác nhau một cách rõ rệt. Dưới đây là những điểm khác biệt nổi bật giữa RPA và AI mà doanh nghiệp cần nắm rõ để lựa chọn giải pháp phù hợp:

Lợi ích của RPA đối với doanh nghiệp

Việc áp dụng RPA mang lại những thay đổi đáng kể, không chỉ về hiệu suất mà còn về chiến lược kinh doanh:

Tăng Hiệu Suất & Tiết Kiệm Chi Phí

• Tốc độ làm việc 24/7: Robot không cần nghỉ ngơi, làm việc liên tục 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày mỗi tuần, giúp tăng đáng kể năng suất xử lý.
• Giảm chi phí vận hành: Chi phí để triển khai và duy trì robot thường thấp hơn chi phí nhân công thực hiện cùng một khối lượng công việc.
• Khả năng mở rộng (Scalability): Dễ dàng nhân bản robot để xử lý khối lượng công việc tăng đột biến theo mùa hoặc theo nhu cầu kinh doanh.

Giảm Thiểu Sai Sót (Accuracy)

Loại bỏ lỗi thủ công (Human Error): Robot thực hiện chính xác theo quy trình đã định, loại bỏ 100% lỗi do con người gây ra (như gõ sai, nhầm lẫn dữ liệu), đảm bảo chất lượng công việc nhất quán.

Cải Thiện Trải Nghiệm Nhân Viên (Employee Experience)

Tối ưu nguồn lực: Giải phóng nhân viên khỏi các công việc lặp lại, nhàm chán, và tốn thời gian.

Tập trung vào giá trị: Nhân viên có thể tập trung vào các công việc đòi hỏi sự sáng tạo, tư duy phản biện, và tương tác với khách hàng, mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.

Tuân thủ Quy định (Compliance)

Robot hoạt động theo một quy trình cố định, có nhật ký chi tiết (log), giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh sự tuân thủ (audit trail) với các quy định pháp lý và nội bộ.

Các bước triển khai RPA

Việc ứng dụng RPA (Robotic Process Automation) vào quy trình làm việc không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành mà còn giảm sai sót, tiết kiệm chi phí và tăng năng suất. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, quá trình triển khai cần được thực hiện theo các bước bài bản và có hệ thống như sau:

1. Đánh giá và xác định quy trình có thể tự động hóa

Bước đầu tiên là rà soát toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp để xác định những quy trình có tiềm năng tự động hóa cao.
Thông thường, đó là các tác vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian, dễ sai sót hoặc không đòi hỏi yếu tố sáng tạo. Việc lựa chọn đúng quy trình sẽ giúp tối ưu nguồn lực và mang lại giá trị thực tiễn khi áp dụng RPA.

2. Xác định yêu cầu kỹ thuật

Sau khi xác định quy trình mục tiêu, doanh nghiệp cần phân tích và thiết lập các yêu cầu kỹ thuật cần thiết cho việc triển khai.
Bao gồm: lựa chọn nền tảng công nghệ, phần mềm RPA phù hợp, mức độ tích hợp với hệ thống hiện có, cũng như khả năng mở rộng trong tương lai. Bước này giúp đảm bảo sự tương thích và ổn định khi RPA được đưa vào vận hành.

3. Lựa chọn giải pháp RPA và đối tác triển khai

Thị trường hiện nay có nhiều nhà cung cấp giải pháp RPA với tính năng, chi phí và mức độ hỗ trợ khác nhau.
Doanh nghiệp nên so sánh, đánh giá năng lực và mức độ phù hợp của từng nhà cung cấp, từ đó chọn đối tác uy tín có kinh nghiệm trong cùng lĩnh vực.
Việc lựa chọn đúng giải pháp và đối tác triển khai là yếu tố then chốt quyết định thành công của dự án RPA.

4. Triển khai và kiểm thử

Sau khi chọn được giải pháp phù hợp, doanh nghiệp bắt đầu thử nghiệm RPA trong quy mô nhỏ để kiểm tra tính khả thi.
Trong giai đoạn này, cần theo dõi hiệu suất hoạt động, độ chính xác và khả năng tích hợp của robot với hệ thống hiện tại.
Việc kiểm thử kỹ lưỡng giúp phát hiện và điều chỉnh lỗi kịp thời, trước khi mở rộng triển khai trên diện rộng.

5. Đào tạo và chuyển giao cho đội ngũ nhân sự

Một trong những yếu tố quan trọng để RPA vận hành hiệu quả là năng lực của đội ngũ sử dụng.
Doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo chuyên sâu, hướng dẫn nhân viên nắm vững quy trình, công cụ và cách tương tác với robot.
Điều này giúp đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và được khai thác tối đa giá trị.

6. Theo dõi hiệu quả và cải tiến liên tục

Sau khi hệ thống RPA chính thức đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần đánh giá định kỳ hiệu quả triển khai.
Việc theo dõi hiệu suất, chi phí tiết kiệm và phản hồi từ người dùng giúp nhận diện điểm cần cải thiện, từ đó nâng cấp và tối ưu quy trình trong dài hạn.
RPA là công nghệ linh hoạt, vì vậy liên tục cải tiến chính là chìa khóa để duy trì hiệu quả và lợi thế cạnh tranh.

Ứng dụng RPA trong công việc

Ứng dụng trong các lĩnh vực ngành nghề

RPA được ứng dụng rộng rãi ở hầu hết các ngành công nghiệp, đặc biệt là những bộ phận có lượng lớn giao dịch và quy trình lặp lại.

Ứng dụng trên thế giới

Thị trường tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đang tăng trưởng mạnh mẽ toàn cầu. Theo Gartner, doanh thu phần mềm RPA năm 2022 đạt 2,5 tỷ USD và dự kiến đạt 6,5 tỷ USD vào năm 2027, với tốc độ tăng trưởng kép (CAGR) khoảng 19,5%.

Ba yếu tố chính thúc đẩy sự bứt phá này gồm:

• Nhu cầu tự động hóa tăng cao: Doanh nghiệp cần tối ưu chi phí, nâng hiệu suất trong môi trường cạnh tranh.

• Công nghệ phát triển mạnh: Sự kết hợp giữa AI, Machine Learning và RPA mở rộng phạm vi ứng dụng, từ xử lý tác vụ cơ bản đến các quy trình phức tạp.

• Chuyển đổi số hậu COVID-19: Đại dịch đã đẩy nhanh việc số hóa, khiến RPA trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt và ổn định.

Ứng dụng tại Việt Nam

Tại Việt Nam, RPA vẫn ở giai đoạn đầu nhưng đang dần được các doanh nghiệp lớn và tập đoàn FDI ứng dụng. Thị trường trong nước được đánh giá giàu tiềm năng nhờ:

• Chi phí lao động cạnh tranh, giúp tối ưu đầu tư tự động hóa.

• Chính sách chuyển đổi số quốc gia, khuyến khích áp dụng công nghệ mới.

• Sự phát triển của doanh nghiệp SME, với nhu cầu tự động hóa ngày càng cao.

Tuy nhiên, rào cản lớn vẫn tồn tại:

• Thiếu nhận thức và hiểu biết về RPA.

• Nguồn nhân lực kỹ thuật còn hạn chế.

• Rủi ro bảo mật dữ liệu nếu triển khai thiếu kiểm soát.

Một số doanh nghiệp tiên phong đã đạt hiệu quả rõ rệt:

• Vietcombank giảm tới 90% thời gian xử lý giao dịch nhờ RPA.

• FPT tự động hóa 80% quy trình nhân sự, tiết kiệm hơn 50% thời gian làm việc.

Tổng quát

RPA đã vượt qua giai đoạn là một xu hướng và trở thành một công nghệ nền tảng thiết yếu trong chiến lược chuyển đổi số của mọi doanh nghiệp. Bằng cách tự động hóa những công việc tẻ nhạt, RPA không chỉ mang lại hiệu quả tức thời về chi phí và tốc độ, mà còn định hình lại cách chúng ta làm việc.

Tương lai của RPA sẽ gắn liền với Tự động hóa Thông minh (Intelligent Automation), nơi robot được trang bị thêm khả năng học máy (Machine Learning) và AI để xử lý các tác vụ phức tạp hơn.

Doanh nghiệp của bạn đang lãng phí bao nhiêu thời gian cho các tác vụ lặp lại? Hãy liên hệ ngay với HomeNest để được tư vấn lộ trình triển khai RPA tối ưu nhất!

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: SAV4 , The Sun Avenue, 28 Mai Chí Thọ, Bình Trưng, Hồ Chí Minh, Việt Nam.

• Zalo & Hotline: 0898 994 298

• Website: homenest.com.vn

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

RPA có thể thay thế hoàn toàn công việc của con người không?

Không. RPA chỉ có thể thay thế các tác vụ lặp đi lặp lại và dựa trên quy tắc. Nó không thể thay thế các công việc đòi hỏi sự sáng tạo, tư duy phản biện, kỹ năng giao tiếp phức tạp, hoặc đưa ra quyết định dựa trên cảm xúc/kinh nghiệm. RPA là công cụ hỗ trợ con người.

Doanh nghiệp cần chi phí bao nhiêu để triển khai RPA?

Chi phí triển khai RPA phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: nền tảng RPA (UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, Base.vn), số lượng robot, mức độ phức tạp của quy trình, và chi phí đào tạo/bảo trì. Chi phí có thể dao động từ vài nghìn USD đến hàng trăm nghìn USD mỗi năm.

Quy trình nào là lý tưởng nhất để tự động hóa bằng RPA?

Quy trình lý tưởng để áp dụng RPA là quy trình có tính lặp lại cao, có quy tắc rõ ràng, xử lý khối lượng lớn dữ liệu, có tính ổn định (ít thay đổi), và thường phải tương tác với nhiều hệ thống IT khác nhau.

RPA có yêu cầu kiến thức lập trình cao không?

Nhiều nền tảng RPA hiện đại đang chuyển sang mô hình low-code/no-code, cho phép các nhà phân tích nghiệp vụ (Business Analysts) cũng có thể thiết kế robot bằng cách kéo thả và ghi lại thao tác, giảm thiểu nhu cầu về kiến thức lập trình chuyên sâu.

RPA là gì và cách áp dụng trong doanh nghiệp